Some time last year, a client – we’ll name him Monsieur M. to protect his good name – asked me to translate a press release from French into US English.  This communiqué announced a major event for his young company and was written in a very ‘markety’, trendy and catchy style.

As is often the case, a close-to-the-source-text translation would fall flat. Also, and readers, you know this: a press release for the US market is structured quite differently from a French communiqué.

So I revamped the document to make it fit-for-purpose. Adapted the style and mode of communication (French is a high context language and culture, American a low context one). Rreplaced French popular culture references with American ones. Polished up the text and sent it off to Monsieur M.

An hour later, the phone rings.

Monsieur M.: Patricia, you’ve sent me the wrong file. This is not the translation I asked for.

Me: Pardon? [panic attack sets in] Hang on; let me look into this …. [Double-check sent email and attached file]. Si, si! It’s the right file [provide file name], are you sure you opened the right document?

Monsieur M.: I am sure you sent me the wrong file. My communiqué had 4 paragraphs and 24 lines. This file has 5 paragraphs, but only 17 lines. And everyone knows a good translation respects the source file’s layout and appearance. This thing does not look anything like my communiqué.

4. L’approche tiroirs

Une proposition à tiroirs s’avère particulièrement utile pour engager un dialogue avec votre client ou prospect.

J’insiste – si, si ! - sur l’importance de provoquer, faciliter, alimenter et maintenir le dialogue : à la clé, la construction d’une relation à long terme et la possibilité d’être consulté à l’avenir, que votre proposition actuelle soit acceptée ou non.

Une proposition à tiroirs est un peu comme les bibliothèques de la série Bonde d’Ikea (qui trône d’ailleurs dans mon bureau, version avec tiroirs, mais sans portes), c’est à dire que le client peut choisir les composantes de vos prestations comme il le désire. 

Il sait d’avance ce que vous pouvez lui apporter et calculer le budget requis.

C’est transparent, lisible et sans mauvaise surprise.

Et c’est grâce à votre fine découpe du projet que vous bâtissez votre proposition à tiroirs.

• La structure de base de la bibliothèque Bonde équivaut à votre réponse stricto-sensu au brief client et son coût, c’est-à-dire le minimum requis.
• Les tiroirs représentent les options auxquelles votre client n’a pas forcément pensé, pour diverses raisons, tells que :
  - parce que sa focalisation sur une problématique (regard micro) entrave une perspective globale (regard macro)
  - parce qu’il ne connaît pas la gamme de vos compétences et de celle de votre équipe/réseau (c’est l’occasion de travailler votre marketing)
  - parce qu’il est dans un raisonnement court terme alors qu’une approche moyen ou long terme pourrait mieux servir ses intérêts
• Les tiroirs sont une force de proposition qui différencie votre offre des autres et vous positionne résolument dans votre rôle de conseil impliqué dans la problématique du client.
• Les options-tiroirs que vous proposez sont naturellement à forte valeur ajoutée, et en sus du prix de base.

Si vous ne parvenez pas à identifier au moins un ou deux tiroirs à proposer en option, vous avez été un peu vite en besogne sur le point 1 (réfléchir à la demande du client).

5. Bordez votre proposition

La description de la mission est une feuille de route. Quand vous prenez le volant, vous connaissez votre point de départ et votre destination, mais pas tout ce que vous allez rencontrer en chemin – qui dépend de vous, des autres, et parfois de variables inconnues.

Il en est de même pour un projet. Tout n’est pas connu d’avance et, souvent, votre réussite est dépendante d’autres parties prenantes, y compris le client.

Border sa proposition vise à prévoir ces aléas et à y répondre. Cette partie précise les obligations du prestataire et les obligations du client. La première rassure le client, la deuxième protège le prestataire.

Par exemple :

- Le prestataire s’engage à [objet de la mission], à remettre au client les livrables définis dans la proposition…
- Le prestataire s’engage à réaliser la mission dans les délais définis d’un commun accord…
- Le client s’engage à mettre à la disposition du prestataire tous les documents, informations, ressources… nécessaires à [la mission, les livrables].
- Le client s’engage à valider les étapes dans les délais impartis tels que décrit dans le planning du projet (d’où l’utilité de la découpe).
- En cas de manquement du client à ces obligations [fourniture d'informations, approbations requises..], le prestataire ne pourra être tenu responsable des éventuelles non-conformités ou d’un dépassement des délais.

6. Soignez votre présentation

Cela semble peut-être superflu comme conseil, mais trop souvent, les propositions ne sont pas soignées : fautes de frappe, erreurs de grammaire, mise en page torchon, pas de feuille de style, rédaction inadaptée et/ou répétitive et j’en passe.

Votre contenu peut être exactement ce que recherche le client, mais si la présentation est médiocre, cela déteint sur votre image. Le client risque de ne pas vous lire attentivement ou d’avoir des doutes concernant la qualité que vous pourriez lui livrer.

Dernière ligne droite, la check-list

- J’ai reformulé la demande du client dans mes propres mots
- J’ai pointé la possibilité d’un contexte élargi
- J’ai mis en valeur mes points de différenciation et ceux de mon offre
- J’ai fourni une découpe détaillée du projet et un planning préliminaire
- J’ai présenté et chiffré l’offre qui répond à la demande du client et quelques options pour l’enrichir
- J’ai précisé les obligations des parties
- J’ai passé mon texte au vérificateur d’orthographe et l’ai relu sur papier *à haute voix*
- J’ai parlé du client 80% du temps (càd le “moi-je” ne domine pas)
- J’inclus bien toutes les annexes classiques et demandées (profil de l’équipe, conditions générales, renseignements administratifs…)
- Le message ou la lettre d’accompagnement souligne la volonté de présenter / expliquer / adapter la proposition en accord avec le client

Tout est bon ? C’est parti. Vous avez mis toutes les chances de réussite de votre côté, et quoiqu’il arrive l’exercice demeurera un investissement payant.

1. Montrez-lui que vous avez compris sa demande — et que vous avez réfléchi un peu plus loin

Avant de vous lancer dans la rédaction, réfléchissez. Même les briefs les plus détaillés méritent questionnement. Validez la problématique en impliquant le prospect, ce qui vous positionne d’emblée dans votre rôle de conseil et met en valeur votre capacité d’analyse.

• La première partie de votre proposition résume votre compréhension de sa demande, de ses objectifs, des livrables le cas échéant attendus. Si possible, pointez du doigt le contexte du projet et l’intérêt d’un cadre un peu plus élargi.
  Exemple : la demande porte sur la rédaction ou la traduction d’un site Internet en une langue. Le contexte pourrait évoquer l’internationalisation de la société et les enjeux de se faire connaître dans ce marché cible. Le cadre de la mission élargie pourrait suggérer un travail de référencement naturel, en sus de la rédaction ou la traduction.
  Allez-y soft !
• Reformulez les contraintes dont vous a fait part votre prospect. Votre démarche et votre ton demeurent positivants : vous êtes sa solution, pas la personne qui lui rappelle qu’il a de sacrés problèmes !

2. Démontrez vos atouts de manière concrète

Votre prospect veut savoir rapidement si vous êtes à la hauteur et avez le bon profil. Il n’est pas en train de recruter un salarié, il n’a pas besoin d’une grande tartine qui récapitule tout votre parcours et l’endort au passage.

Une des plus grandes faiblesses dans les propositions commerciales est l’incapacité du prestataire de mettre en avant ses propres aspérités et la différenciation de son offre.

• Qu’y a-t-il dans votre parcours qui fait que vous êtes, pile-poil, l’intervenant qu’il lui faut? Parlez de votre savoir et de votre savoir-être. Brièvement.

• Mettez en valeur deux ou trois projets similaires que vous avez réussi. Utilisez des verbes actifs, présentez des informations mesurables, et rendez les descriptions de ces projets vivantes. Parlez de votre savoir-faire.

C’est la seule partie où vous allez parler de *vous*. Ciblez bien votre message, donnez lui envie de travailler avec vous et confiance en votre capacité de réaliser cette mission.

3. Découpez finement le déroulé du projet

Après le descriptif projet, c’est probablement la partie la plus importante de votre proposition.

La découpe peut être présentée de diverses manières; j’ai tendance à préférer un tableau qui permet de voir en un coup d’oeil les étapes, à qui incombe chaque étape, le temps que cela représente, et tout commentaire utile.

Plus votre proposition est lisible, plus elle sera crédible. L’acheteur n’est pas forcément le demandeur. Il doit comprendre la composition du prix : plus celui-ci est transparent, plus votre proposition retiendra son intérêt, même si le coût est supérieur à celui d’autres propositions.

La découpe  illustre :

• votre talent de gestion de projet
• l’articulation du travail d’équipe et où vous vous situez dans cette équipe
• l’implication du client attendue à des phases clés (ce qui va vous permettre de border la proposition)
• la prise en compte des contraintes et comment vous les contournez
• le temps, les compétences et les prestations requis pour obtenir le livrable visé dans la demande client
• la légitimité de votre tarification

Se mettre à la place du client

A suivre :

- l’approche tiroirs
- border une proposition
- soigner sa présentation

Etape finale : la check-liste avant soumission au client

Retour aux sources

Devis vient du latin “devisare”, autrement dit, répartir.

Ses synonymes incluent, par exemple, aperçu, appréciation approximation, calcul, détermination, estimation, évaluation, et mesure.

La notion d’unité de compte est inhérente à un devis.

Proposition, en revanche, vient de “propositio”, l’action de placer devant.  Une proposition est donc, inter alia, une énonciation ou une suggestion qui peut exposer, stipuler, verbaliser, préconiser, recommander, renseigner, ou guider.

Il n’y a pas de proposition possible sans dialogue avec le demandeur.

Vous l’aurez tout de suite compris.
Une demande de devis se focalise sur le prix.
Une demande de proposition est un appel à une solution.

J’ajouterais qu’un devis, typiquement, présente un prix par rapport à un volume à délivrer, ce qui, psychologiquement sinon en fait, évoque une marchandise.

Les prestataires intellectuels – que l’on soit rédacteur, traducteur, formateur, consultant, producteur, photographe ou autre  – ne vendent pas de marchandises : ils vendent leur expertise.

Une proposition est un investissement partagé

Le prospect prend le temps d’articuler son problème son besoin, d’identifier les prestataires à qui il demande une proposition de solution, de lire les offres reçues et, souvent, d’en parler plus avant avec chaque prestataire.

Rédiger une proposition demande au prestataire de prendre un brief client (contact direct) et requiert compréhension (du problème), investigation (des enjeux, du contexte), réflexion (quelle solution et comment la mettre en oeuvre),  conviction (conditions de réussite), rétroplanning (gestion de projet et de temps) et valorisation (combien ça vaut ?).

Oui, c’est du boulot.

Une proposition est payante, même  si vous perdez l’affaire

Pourquoi ?

• Parce que vous avez établi un dialogue avec le client et que vous allez entretenir cette relation (n’est-ce pas ?)
• Parce que vous aurez noté avec soin les raisons du refus initial et les points de faiblesses dans votre proposition (sur lesquelles vous allez travailler, bien sûr)
• Parce qu’il est fort probable que vous aurez d’autres occasions de lui soumettre une proposition; la connaissance du client que vous avez acquise sera un atout maître.
• Parce qu’avec chaque proposition, vous améliorez votre argumentaire, votre structuration et vos références et vous devenez plus agile à actionner les bons leviers et à traiter les objections.

Qu’inclure dans une proposition ? Comment la structurer ? Quelques conseils dans un prochain billet. Gardez l’oeil !

In yesterday’s post, Nobody Knows What You’re Talking About, Mitch argues that we know what we do so well that we have a hard time explaining it clearly to others.

And “others” aren’t just clients and prospects.

“Others” = everyone you come across since, as we all know, referrals are the single best way to land new business.

Can you type this in [foreign language] for me?
Folks, if you can’t explain what you do well,
how can you market your expert skills
and bill what they are worth?

Easy question, right? Such a ubiquitous tool in our lives, everyone knows what it is, ya’think? Surprise:

YouTube – What Is A Browser?…

In three sentences or less, what do you tell people you do?

Son auteur avait passé des semaines à le peaufiner, agonisant sur le choix de mots clés et sondant divers relecteurs externes sur l’équilibre du texte et l’impression qu’il laissait à ses lecteurs.

Puis, le texte est a été confié à un traducteur pour que celui-ci fasse un miracle : lui concevoir son jumeau en anglais (ou toute autre langue, peu importe pour ce conte).

Le traducteur passa des jours et des nuits — mais sans avoir autant de loisir que l’auteur d’origine, bien sûr — pour pondre de toutes pièces un nouveau texte capable d’accomplir avec brio, pour un autre auditoire, ce que la prose française se targuait de faire pour son lectorat local.

Le traducteur, aussi, agonisa sur le choix des mots pour trouver exactement le même registre et le même effet dans cette autre langue. Il restructura certains passages pour respecter les codes américains et substitua, le cas échéant, des exemples de culture populaire qui résonneraient avec cette autre cible. En collaboration avec son relecteur, il s’assura que tout était parfait, jusqu’à la dernière virgule, avant de le rendre à son client.

PAO  impression, et économies de bouts de chandelle

Le client a une équipe et des prestataires compétents,  serviables et bourrés d’initiative. Il a aussi un planning serré. Il choisit alors de passer outre la recommandation de son traducteur professionnel de lui laisser relire les épreuves avant que le document parte en impression.

Pensant bien faire, l’équipe de production corrigea les guillemets, les tirets, remis les espaces “oubliés”, coupa des mots en fin de ligne, corrigea des “fautes” d’orthographe, puis lança l’impression.

Le client se retrouva confronté à un choix pénible

• Faire recorriger les épreuves et relancer l’impression (le coût, élevé, est connu).
• Laisser diffuser un texte — qu’il souhaitait parfait — en son état médiocre (les risques de perte de crédibilité et de réputation sont importants, difficilement mesurables et souvent durables).

Clients, que feriez-vous ?

Clients, si vous souhaitez recevoir notre fiche mémo
sur les erreurs les plus courantes à éviter lors de l’impression
de documents en anglais américain, envoyez-nous un mél à
info[at]francoamericanquill[point]com

As you master increasingly difficult positions, proper breathing becomes automatic: you are no longer consciously engaged in leading your body’s inspiration-expiration dance.

Writing workshop

Ros Schwartz and Chris Durban’s writing workshop for translators, Style Matters I, held in Paris February 5^th, was an immersion in writing translations for publication.

It offered valuable advice and techniques for those wishing to hone their craft and invited a return to consciousness for those used to leveraging their writing skills to serve their clients’ interests.

Writers and translators rely on proficiency of language to craft high impact texts. They also use their senses and their instinct, just as painters and musicians do to give life to colors and notes. With experience, techniques learned and practiced merge with creative intuition, words flowing together in an artful dance as if graced with a life of their own.

Conscious choreography

Working in a group spurs conscious engagement.

Why did we choose a word rather than another? What awkwardness in this turn of phrase tickled your pen to change it? What effect do you think this change has on the balance of the text or on the message it is to carry? What solutions did colleagues find to transform gibberish into music?

Chris asked me whether I’d found the course useful.

The answer is a resounding yes, for several reasons. It spurred a return to the consciousness of doing, and the satisfaction and enrichment this brings. Watching how colleagues approach a text and hearing the solutions proposed can boost your own creativity. And developing relationships with others who work in similar areas broadens opportunities, as a team, to take on complex projects for demanding clients.

And I learned that, in UK English, an m-dash is an n-dash and it takes a space before and after it.

So, when is Style II coming to town?

Yesterday’s post brought a wonderful surprise: the Bel Group sent each member of the project team a lovely album illustrating the two years of work invested to launch the Maison de La Vache qui rit.

An elegant and thoughtful gesture to thank everyone and celebrate the team spirit that made this project a success.

That made my day!

Enfonçons le clou : j’ai adoré le proverbe proposé par Frédéric Bascunana sur le blog de Joël Chaudy :

L’e-Réputation est aux entreprises ce qu’un lumbago peut représenter pour une danseuse étoile la veille d’un ballet.

Entreprises, vous veillez à votre image de marque. Vous investissez des sommes et des énergies conséquentes à concevoir votre présence en ligne, à rédiger avec soin vos messages clés, à peaufiner votre référencement naturel, ou à créer un blog pour renforcer le lien entre une de vos marques phares et ses fans.

Mais il y a une chose qui me dépasse.

Si vous avez fait le choix (pas forcément optimal -  parlons-en !) de ne pas confier la rédaction ou la traduction dans d’autres langues de vos contenus si soigneusement préparés, de grâce ! Allez au bout de cette logique limitative !

N’oubliez pas la balise “notranslate” dans l’entête de vos pages HTML ! En un clic de souris, votre image de marque et vos efforts pour séduire le prospect par le sérieux et la pertinence de votre expertise font “pschitt”.

C’est dommage, non ?

Surtout quand, en l’occurrence, la page présente le Département Image des entreprises et institutions d’une des agences de conseil en communication françaises les plus renommées.

Publicis Consultants

Le Groupe Yoplait, présent dans une cinquantaine de pays, a lancé un blog d’entreprise au printemps 2008,  Bravo la petite fleur.

Que penseraient des consommateurs américains qui s’efforcent à suivre les “niouzes” de leur yaourt français favori en lisant l’anglais charabia ci-dessous ?

Blog de Yoplait

Evitez les lumbagos !

Confiez le contenu visant un public étranger à des professionnels ou ayez le réflexe <meta name=”google” value=”notranslate” />

Babylon lance un service de traduction humaine et la lecture de leur FAQ est édifiante. Vous me pardonnerez de ne pas inclure le lien hypertexte, mais je ne vais pas leur faire une fleur.

Le système qui permet la réalisation de ce service est une mise au point innovante de Babylon : mettre en contact des traducteurs professionnels aussi bien que des amateurs et ceux qui ont besoin de services de traduction et gérer la communication et l’échange d’informations entre eux en prenant en compte le décalage horaire, l’urgence de la tache et le tarif le moins cher.

Source : Mobifrance

La lecture attentive de leur FAQ (disponible qu’en anglais) fait ressortir un certain nombre de points inquiétants, tant pour le donneur d’ordre que pour le prestataire. Quelques exemples suffisent :

• Babylon applique un coefficient multiplicateur entre 70 et 100%, suivant le crédit de mots achetés.
  Le client est facturé entre 0,16 cents US (soit 0,1139 centimes d’euro au taux de change du jour) et 0,136 cents US (soit 0,096 centimes d’euro) et le traducteur (professionnel ou amateur, traduction spécialisée ou non, pour information ou publication – peu importe!) est payé 0,08 cents US (soit 0,059 centimes d’euro)
  Babylone apporte-t-il une valeur ajoutée à la traduction ? Non. La marge, c’est du beurre, récompense de la mise en relation.
• Babylon règle les honoraires des traducteurs par Paypal ou Moneybookers.
  Les frais associés sont à la charge des traducteurs. Faites le calcul…
• La responsabilité pour la perte éventuelle de données incombe entièrement au traducteur.
  Dois-je vous dresser la liste de tous les risques informatiques possibles et des difficultés, dans de telles relations tripartites purement virtuelles, de redresser le tir ?
• Ni la FAQ ni les conditions générales ne font référence à la TVA ou tout autre impôt ou taxe.
  En effet, c’est très ennuyeux d’avoir à se préoccuper de questions fiscales.

Un traducteur humain professionnel travaillant légalement ne s’y risquerait pas !

Il n’est pas étonnant alors que l’article 6.1 des conditions générales précise, et je cite par copié-collé, majuscules et fautes de grammaire incluses :

NEITHER BABYLON NOR THE HUMAN TRANSLATORS ASSUMES NO LIABILITY OR RESPONSIBILITY FOR ERRORS, OMISSIONS OR AMBIGUITIES IN THE TRANSLATED TEXT.

Autrement dit, chers clients, et en bon français, si la traduction est une daube truffée d’erreurs, c’est pour votre pomme.

L’offre a-t-elle toujours l’air aussi alléchante ?