Vos donneurs d’ordre,
pas leur employeur

Une découverte inattendue

En travaillant sur mon bilan de fin d’année et mon marketing backlog pour le premier trimestre de 2012, j’ai fait une découverte inattendue. 

La surprise du bilan

Alors qu’auparavant, mes clients (les humains, pas les structures !) se ventilaient dans des proportions en cohérence avec les ratios hommes et femmes CSP+ en entreprise, soit environ 60/40 à la louche, cette année, les décideurs furent à majorité écrasante des décideuses.

Et – la surprise continue – 75 % des conversations en cours avec des prospects pour des projets en 2012 ont lieu avec des femmes.

Et alors ? Quelle différence ?

Peu m’importe que mon donneur d’ordre soit une donneuse d’ordre ou non. La qualité du professionnalisme, l’harmonie de l’échange, et l’intérêt du projet priment.

Et ici, le but n’est pas de dresser une étude scientifique sur les questions de parité, de plafond de verre, ou de la sous-représentation des femmes aux conseils d’administration des grandes entreprises. Les ressources ne manquent pas.

Je suis dans le ressenti pur, une petite exploration “bilanesque” de ce que j’ai pu constater de ces collaborations soutenues sur des projets de longue haleine. Et oui, les différences existent bel et bien.

Je vous les livre brut de décoffrage.

Des frontières moins étanches

Les freelances, à la différence de salariés, n’apprennent pas à connaître leurs clients (ou en savoir plus sur eux) en papotant autour de la machine à café du bureau. Idem, vos clients (à moins qu’ils appellent *pile* quand le chien aboie, le gamin pleure ou vous venez de terminer un déjeuner tardif devant votre ordinateur !) généralement ne savent pas grand-chose sur votre vie privée. Après tout, vous êtes pro jusqu’au bout des ongles !

Je constate qu’avec des donneuses d’ordre, vie professionnelle et vie personnelle ne représentent pas des zones imperméables et distinctes séparées par une frontière quasi hermétique.

Au fil du temps, cliente et prestataire se découvrent par petites bribes ici et là, ce qui permet d’avoir une compréhension plus globale de l’autre, de son contexte, de ses contraintes et de son fonctionnement humain dans sa globalité.

Les talents dont les femmes doivent faire preuve pour gérer de front des doubles vies complexes (organisation, souplesse, prévoyance, négociation) se retrouvent souvent dans la manière de mener leurs équipes (internes et externes). Autant cela peut donner lieu à une compréhension plus tolérante si nous, prestataires, avons à faire face à un gros imprévu, autant cela peut également faire appel de notre part à une flexibilité et une adaptabilité hors de coutume. Oui, ok, je laisse le portable allumé, des textos à minuit, pas de problème. Si je suis dispo pour une réunion imprévue dans une heure ? Coup de bol, je peux me libérer, mais j’arrive “en l’état” ! Aller à Perpette les Oauilles tel jour ? Sorry, impossible, mais une visioconférence, ça vous va ?

Des impératifs de faire (et refaire) ses preuves

C’est une litote de souligner qu’une femme aux derniers échelons de la pyramide managériale doit souvent travailler plus dur que son homologue masculin et faire et refaire ses preuves. 

Le besoin est double.

Nous, femmes, nous l’imposons souvent à nous-mêmes (par volonté de réussir, d’inspirer une autre forme de leadership, par une certaine insécurité aussi parfois). De plus, le monde hyperconcurrentiel dans lequel nous travaillons exige souvent d’une femme un autre comportement pour imposer ses idées et décisions que ce qui est attendu des hommes. Si l’un s’affirme, l’autre risque l’étiquette d’agressive, par exemple.

“Le référentiel culturel du management est masculin,” souligne Pierre Blanc-Sahnoun.

Résultat des courses ? Gagner la confiance de votre donneuse d’ordre – et la construire sur la durée – est d’autant plus critique. Ceci, et la loyauté mutuelle qui en découle, sont les bases primordiales d’une collaboration réussie. Et vous, prestataires, aurez vous aussi à faire et refaire vos preuves pour valider aux yeux de tiers qu’en travaillant avec vous, votre cliente a fait le bon choix.

Management au féminin

Management par la collaboration v. management par le dirigisme.

Le management au féminin (dont les hommes peuvent aussi faire preuve, et cela devient plus fréquent dans les plus jeunes générations, heureusement !) est plus axé sur la collaboration, la participation, le partage des informations, le consensus et la reconnaissance de chacun.

En tant que prestataire, j’ai bien ressenti cette différence auprès de mes donneuses d’ordre : communication ouverte et transparente qui permet d’avoir une compréhension bien plus large des enjeux, objectifs, et personnalités impliquées; mise en contexte global de tout projet;  franchise sur les obstacles, contraintes ou risques; liberté de poser des questions, même délicates, et d’exprimer des prises de position franches; intégration en tant que membre de l’équipe – même à distance; prises de décisions collectives plus qu’imposées; et reconnaissance des compétences et du rôle de chacun.

C’est agréable, cela demande une plus grande et plus personnelle implication du prestataire externe que le schéma plus classique d’être missionné pour fournir un travail et un résultat en tant que ressource externe (largement déconnectée) de la vie de l’entreprise.

Et j’aime ça ! Hybride peut-être optimal entre l’indépendance et l’autonomie de l’entrepreneuriat et la satisfaction plus humaine du travail en équipe dont on fait partie (sans les désavantages du salariat !)

Qui étaient vos clients cette année ? Le profil a-t-il évolué ? Quel mode de collaboration préférez-vous ? A quoi pourrait ressembler votre année 2012 ?

Il y a quelques jours – et pendant plusieurs jours – j’étais assise à califourchon sur une barrière étroite : candidat B ou candidat D.

C’est inconfortable au possible, et c’est à nous, freelances, de rendre cet ultime choix le plus évident et moins douloureux possible pour nos clients. J’ai déjà quelques petites idées sur comment encore améliorer cet aspect de mon marketing professionnel.

B ou D ? Fromage ou dessert ?

Voilà le coeur du dilemme : B et D ont des profils différents. L’un est plus créatif, l’autre plus technique. Et je ne peux m’offrir un menu dégustation, même si je vise un site web qui soit beau ET dont le moteur sous le capot ronronne comme un V-8.

Les éléments de choix n’étaient pas chez eux, mais chez moi, et une fois que j’ai pigé ça, le choix est devenu plus simple (même si j’ai détesté envoyer le mail de mauvaise nouvelle à l’autre).

Mes points faibles ne relèvent pas du design, de l’ergonomie ou de l’expérience utilisateur. Je ne suis ni indécise ni néophyte sur ces questions (même si je n’en fais pas le meilleur usage pour moi, le cordonnier, etc… vous connaissez le dicton).

Mes points faibles relèvent de la mécanique, de la plomberie d’Internet, de ces foutues lignes de codes PHP qu’il faut maîtriser pour moduler l’architecture des pages comme je le souhaite, de la capacité de lire le contenu d’une base de données MySQL pour la nettoyer bien comme il faut. Je n’ai pas assez de connaissances et je n’ai pas les outils. Je suis déjà bien contente (et pas peu fière) d’arriver à me balader dans mon Cpanel sans avoir à mettre en route mon GPS. J’aime comprendre, et il le faut, car qui va avoir à entretenir et faire évoluer le site après ? Bibi.

J’ai signé, c’est lancé, waouh !

D semble manier tout cela avec le même plaisir et la même aisance que je manie ma plume. Il a pris le temps de commencer à bien regarder le site et le blog pour comprendre mes objectifs et contraintes. Au téléphone, il est calme, posé et pédagogue. Cela créé une dynamique sereine et confiante.

Pour autant que j’ai donc, avec difficulté, pas retenu B pour la refonte du site et du blog, je pressens que son talent graphique va quand même, tôt ou tard, faire son apparition.

Take away

• détectez les faiblesses et/ou les inquiétudes de votre client > votre capacité à y répondre et à le rassurer joue dans sa prise de décision
• prenez le temps de décortiquer son projet, de poser des questions et d’être force de proposition > plus le taux d’engagement et d’investissement est fort, plus grande est la probabilité que vous gagnerez le projet
• montrez au client que vous avez les processus et les outils pour gérer avec facilité certains aspects du projet qui peuvent être chronophages ou répétitifs ou juste ennuyeux à mourir
• souvenez-vous que ce qui peut être évident pour vous, professionnel de votre métier, ne l’est pas forcément pour votre client > avoir une démarche pédagogique est toujours utile.

Cette série de billets vous a-t-elle été utile ? Quels autres conseils et découvertes pouvez-vous partager ?

C’est à vous !

Et j’espère que la possibilité de suivre les processus de prise de décision les aidera dans leur marketing et vous, traducteurs et autres freelances, dans votre positionnement.

Depuis le précédent billet, j‘ai envoyé le brief à:

B – pour lui donner l’occasion de redresser le tir sur la proposition reçue lundi sans prise de brief par téléphone

C- idem, bien que j’avais eu une conversation avec celui qui s’occupe du commercial

D- idem, car même après une heure au téléphone, certains volets me semblaient avoir été oubliés qui le pénalisaient, lui, sur le plan des honoraires

Samedi matin, je l’ai envoyé à A, qui ne m’avait pas contactée comme prévu et qui devait être rentré de déplacement.

Je n’ai pas eu écho des deux autres prestataires contactés. Ils sont rayés de la liste. Il faut toujours répondre, même si ce n’est que pour dire que l’on n’est pas intéressé / pas disponible / pas le bon profil. C’est une question de crédibilité professionnelle. Qui sait, le prospect pourrait revenir vers vous à l’avenir.

Triage :

Rétressissons un peu plus la sélection, pour en garder 2 entre lesquels choisir (je sens que cela va être *très* dur !) :

Candidat C :

Je ne retiens pas C, qui m’a rappelée après avoir revu sa proposition et risque d’être déçu. Peut-être que ces explications l’aideront à l’avenir.

Les raisons :

• C’est une proposition type dont de nombreux éléments n’ont rien à voir avec ma demande (Flash, PhpBB etc.). Par facilité, on peut utiliser un modèle, mais il faut toujours relire attentivement le document avant de l’envoyer pour s’assurer que même les parties génériques correspondent à la demande.
• Elle ne comporte aucune information obligatoire : pas de nom, adresse, siret/siren, TVA intracommunautaire, téléphone, rien. Une proposition signée est un contrat et doit inclure tous les éléments permettant d’identifier clairement les parties au contrat.
• Il m’appelait en utilisant Skype. Alors que lui m’entendait bien, je le recevais très mal. Cela nuit beaucoup au relationnel et à la bonne transmission d’informations. Je lui ai signalé le problème, mais il n’a pas proposé de solution. Je subodore qu’il n’a pas d’autre ligne à utiliser. Sutout à l’aune de la VOIP, vérifiez toujours que votre interlocuteur vous entend 5/5.
• Apparemment, c’est un binôme. Mon interlocuteur est ailleurs en Europe, le webdesigner est quelque part en France, mais je ne sais pas où et je n’ai eu aucun échange avec lui.
• Je n’ai pas été informée de qui serait mon interlocuteur au cours du projet ni comment le joindre.

En gros, même si je pense que C aurait fait un bon travail, ces lacunes – certaines sérieuses – l’ont disqualifié.

Candidat A :

Alors qu’il a été le premier à réagir, je n’ai plus eu de nouvelles malgré l’envoi du brief et une deuxième relance.

Si un prestataire n’est pas proactif dans la phase de pré-vente, ce n’est guère bon signe pour la suite. Ce n’est pas au client de lui courir après.

Candidat A est donc rayé de la liste.

Restent donc Candidats B et D

• Ils ont des profils et des atouts opposés : graphiste-webdesigner/photographe v. codeur/programmeur.

• Le courant passe au téléphone avec les deux.

• Leurs compétences spécifiques m’intéressent à poids égal.

Ils savent – je leur ai dit en toute franchise – que le choix était ardu.

Comment choisir entre fromage ou dessert quand on veut les deux ?

Quel prestataire va sortir du lot ?

Mon dernier billet racontait mes déboires avec un prestataire qui m’a lâchée.

Je suis donc retournée à la case départ : rechercher des prestataires (en France) qui donnent l’impression de pouvoir faire le travail requis.

Ceci est le premier billet d’une série de trois (j’aime bien les trilogies…) qui vise à :

1. Expliquer comment, en tant qu’acheteuse, j’ai établi ma liste de candidats
2. Ma première communication envers eux
3. Les réactions des candidats à ce jour

Expérience intéressante pour moi, prestataire, qui conforte et renforce mon propre positionnement et mon relationnel client.

Samedi 14 mai

• reprise du dossier dans mes “favoris” de Firefox des quelques candidats pressentis avant que mon contact se propose de s’occuper de mon projet Web
• tri de ces candidats en fonction du cahier des charges sur lequel j’avais avancé
• il ne m’en restait qu’un, j’en visais 6 pour être sûre d’avoir en fin de course 3 propositions
• bonne partie de la journée passée sur Internet à rechercher d’autres candidats avec les critères suivants:
  • développeurs spécialisés WordPress
  • petite structure (freelance ou TPE), car je ne voudrais pas que mon projet soit confié à un ‘junior’ d’une plus grande structure
  • qualité de leur propre site (facile : si un site ne plaît pas à mon oeil, je le quitte tout de suite)
  • les exemples de projets (est-ce que je retrouve des orientations design qui me plaisent ? Quels types de site dominent : professionnels, vente en ligne, grands comptes, autres? Autrement dit, vont-ils me comprendre, moi ?)
  • le ton de leur rédactionnel, de leur manière de se présenter
  • leur localisation géographique, avec une nette préférence pour ceux que je pourrais rencontrer en chair et en os (la proximité se paie, mais c’est un excellent investissement)

Samedi 14 (soir)

J’envoie exactement le même courriel à 6 prestataires, résumant en 129 mots (tout compris) la demande, ses raisons et mon objectif et précisant que je suis joignable par courriel ou téléphone pour plus d’infos.

Dimanche 15 mai (soir)

Je reçois un message très courtois d’un candidat (A) m’expliquant qu’il est en déplacement et qu’il m’appellera dès son retour en fin de semaine (je le remercie).

Lundi 16 mai (matin)

Je reçois un message sympathique d’une candidate (B) qui m’envoie en pièce jointe un devis préliminaire pour me faire une idée de ses tarifs et me propose de la contacter sur son portable si je suis intéressée de la rencontrer sur Paris.

Je la remercie, explique que je suis en train de peaufiner mon cahier des charges et que je lui ferai parvenir en fin de semaine (pas de retour).

Mardi 17 mai (après-midi)

Le téléphone sonne. J’ai passé presque une heure à discuter objectifs, besoins et contraintes avec un autre prestataire (C). Il m’a demandé mon budget, et je lui ai répondu qu’en tant que professionnelle indépendante, je détestais qu’on essaie de négocier mes tarifs et que je respecte les siens.

Il me promet de m’envoyer une proposition détaillée en fin de semaine pour que nous puissions en parler.

Puis, je reçois un mail d’un autre candidat (D), qui me donne une fourchette de coût, me laissant le soin de revenir vers lui pour avoir un devis plus détaillé si le tarif me convenait. J’ai renvoyé un mail suggérant qu’un complément d’infos pourrait être utile pour établir un devis et de m’appeler s’il en avait envie.

Deux heures après, dring. Il appelle. Mais dans cette petite structure, c’est clairement le jeune commercial. Il transmet mes infos et questions au webdesigner.

Mercredi 17 mai

RAS ce matin. Nous sommes 13 h. J’attends encore 2 retours sur les 6 prestataires contactés. Par défaut, ces deux-là se sont mis en bas de la pile. Même s’ils s’avèrent excellents, la réactivité est une qualité importante. Mes clients l’apprécient.

Vos avis

J’ai déjà ma petite idée , mais je vous laisse la parole et me réjouis de vos commentaires. Dans quel ordre classeriez-vous ces 4 candidats (A, B, C et D) qui ont répondu à ce jour et pourquoi ? Cette réflexion vous aide-t-elle à vous mettre plus dans la peau de vos clients ?

Toute entreprise, grande ou petite, doit veiller au grain et le meilleur marketing est le bouche-à-oreille

Récemment, j’ai contacté un membre de mon réseau pour voir s’il pouvait me recommander un développeur WordPress, car j’envisage une refonte de mon site et de mon blog.

La dernière remonte à deux ans, et il est temps de leur offrir une nouvelle jeunesse.

Fondateur d’une start-up Web, il m’a proposé que sa boîte prenne en charge mon projet. Le travail technique serait confié à un de leurs sous-traitants (dans un autre fuseau horaire), mais ils coordonneraient le projet, avec mon contact jouant le rôle de chef de file et conseil webmarketing.

Super, j’étais ravie. Nous avons eu pas mal d’échanges, j’ai accepté la proposition par courriel, je leur ai envoyé toute la documentation nécessaire et nous venions juste de convenir d’un brainstorming à leurs bureaux dans moins de deux semaines. J’attendais juste le contrat écrit et leurs informations bancaires, promis cette semaine. Pour eux aussi, le projet était “tout bénéf” : le projet est arrivé “tout cuit” et il n’a pas un délai urgent.

Lui-même écrivait :

Je n’ai pas eu le temps de formaliser la proposition ce week-end, mais je n’ai pas d’inquiétudes sur le plan administratif.

Imaginez donc ma surprise ce matin en lisant ce courriel:

Un nouveau projet est arrivé hier soir, par conséquent j’ai décidé de ne pas prendre en charge votre projet. Par contre, vous pouvez traiter directement avec X [le sous-traitant à l'autre bout du monde que je ne connais pas]. Il a vos coordonnées, a été briefé et prendra contact avec vous.

La valeur d’un client

Ce que je ressens à la lecture de ce message c’est que, pour ce prestataire, un gros client a plus de valeur qu’un petit.

Dans le court terme, certes, l’influx de CA est appréciable. Mais dans le long terme, annuler des contrats avec des petits clients pour pouvoir en prendre un gros n’est pas très futé.

• Les études montrent que le coût d’acquisition d’un nouveau client est souvent 5 fois plus élevé que le coût de rétention d’un client existant.
• Dans mon portefeuille client, j’ai des grands comptes, des start-ups et des freelances. Et ce sont plutôt les boîtes à taille humaine qui activent le bouche-à-oreille et m’apportent d’autres clients.
• Un projet pour une petite structure est souvent plus rentable, car le circuit de prise de décision est plus court. Il y a moins de perte de temps et d’imprévus.

Mes options :

Pour l’instant, je ne sais pas encore ce que je vais faire. Je peux travailler en direct avec le sous-traitant (la nuit), inclure un tiers (à identifier) pour le volet conseil et donc coordonner le projet moi-même, ou recommencer à zéro.

Je ne suis pas dans l’état d’esprit nécessaire à prendre une bonne décision.

Résultat des courses pour moi (le client !) :

• Temps déjà investi perdu
• Temps à investir à l’avenir majoré, quelle que soit l’option choisie
• La réalisation de mon projet va prendre un retard significatif

Résultat des courses pour lui :

• J’ai perdu confiance en lui
• Je ne vais pas de sitôt le recommander à autrui
• Je ne le garde pas pour l’instant sur la liste des prestataires à inclure dans mes projets clients.

Comme le disait si bien Robert Bosch, fondateur de l’entreprise du même nom :

Il est préférable de perdre de l’argent, que de perdre la confiance d’un client.

Et vous – clients ? Avez-vous déjà été lâchés par un prestataire à la dernière minute ? Comment avez-vous réagi ? Avez-vous travaillé avec lui ultérieurement ?

Et vous – prestataires ? Que faites-vous pour ne jamais laisser un client dans la panade, protéger votre réputation et encourager le bouche-à-oreille?

Parlez-nous en toute confidentialité

Une des choses que j’aime en tant que freelance est la possibilité d’être surprise, de rencontrer des situations pour la première fois, même si cela fait belle lurette que l’on “roule sa bosse”.

J’ai été contactée il y a quelques jours pour un assez gros projet de copywriting par une entreprise qui a trouvé mon site sur Internet. Je rappelle le prospect et pose les jalons d’une prise de brief initial. Mon interlocuteur n’avait pas les réponses et promettait de revenir vers moi rapidement.

Quelques heures plus tard, je reçois une invitation pour me joindre à une visioconférence à laquelle seraient présents deux responsables de la société en question ainsi que d’autres rédacteurs présélectionnés. Le brief nous serait donné oralement et nous aurions l’opportunité de soulever toutes les questions que nous souhaiterions.

L’habileté à prendre un brief client et à décortiquer un projet est un avantage concurrentiel important

Talent que l’on n’a pas forcément envie de partager avec nos éventuels concurrents sur un projet !

Normalement, le cahier des charges détaillé d’un projet est soit :
- transmis par l’entreprise aux intervenants pressentis (le fameux RFP – request for proposal) afin que chacun puisse construire sa proposition;
- élaboré au cours d’échanges entre le prestataire et le prospect (en personne, par téléphone, par courriel)
- une combinaison des deux

La qualité de ces échanges influe de manière significative sur la construction de la relation de confiance entre le prestataire et son client et sur la pertinence de la proposition que construira le prestataire.

Est-ce dans l’intérêt du client de transformer un dialogue privé en un dialogue public ?

L’avantage principal est un gain de temps pour le client. Le brief est donné au groupe entier en une seule fois et les questions de tous les participants sont traitées dans la foulée.  Et il s’épargne la tache de rédiger le RFP, exercice néanmoins fort utile qui oblige à une précision souvent absente d’une présentation orale sommaire.

Les inconvénients m’apparaissent d’emblée plus nombreux : risque de rétention d’information d’une part comme de l’autre, diminution des possibilités de dialogues bilatéraux, difficulté à commencer à construire une relation de confiance avec le client, démarche de mise en concurrence plutôt que de mise en collaboration, difficulté à exprimer ou à percevoir les qualités spécifiques à chaque prestataire, une conversation qui évolue autant parmi les prestataires qu’entre chaque prestataire et ‘son’ prospect, et ainsi de suite.

Une issue surprenante et agréable

La session Webex a “planté” ! Nous n’entendions pas la présentation du client (qui ne figurait pas sur la liste des participants en ligne !), mais nous, les 4 copywriters, avons passé un agréable quart d’heure à bavarder, à échanger nos coordonnées, et à exprimer notre étonnement face à cette méthode somme toute originale (comprendre, curieuse) de recruter un intervenant pour un important projet.

Lorsque l’entreprise a rectifié le tir en lançant une conférence téléphonique, la dynamique avait totalement changé, les copywriters se comportant bien plus comme une équipe potentielle que comme des concurrents face à un juteux projet.

Plus encore, les conversations ont continué par courriel et téléphone et certains parmi nous sommes en train d’essayer de structurer une offre coordonnée. Le client préfèrerait travailler avec un seul prestataire, mais les paramètres du projet rendent ceci impossible – il faut une équipe. Ce sont les concurrents qui sont moteurs dans l’effort de développer ce précieux esprit d’équipe !

En bref :

Nous sommes 4 à convenir que cette démarche de présentation de brief par visioconférence n’est pas la solution qui rend le plus service au client.  Chacun de nous a abordé cette réunion avec réserve et un peu de méfiance. La boulette technique a changé la donne et nous a offert une possibilité de faire du réseautage professionnel de manière tout à fait inhabituelle.

Pour ma part, je ne sais pas encore si le projet pour ce prospect se concrétisera. Mais les heures investies aujourd’hui ne sont pas perdues, je vais travailler avec un de mes confrères sur un autre projet pour lequel il avait besoin de renfort.

Et vous ? Avez-vous confronté une situation professionnelle inédite ? Qu’en est-il ressorti ?

Rédiger dans ou traduire vers la langue requise ? Où seraient mieux investies les ressources disponibles ? C’est une question stratégique que le donneur d’ordre devrait (ou aura à) se poser sur des dossiers clés.

La pause que j’allais prendre entre Noël et le Nouvel An a été sacrifiée pour sortir une entreprise cliente d’une grave ornière.

La question ci-dessus n’avait même pas été envisagée alors que :

- le livrable devait être en anglais
- l’élaboration et la finalisation du dossier risquaient de frôler l’heure butoir

Ce billet vise à proposer des alternatives pour réussir à conjuguer excellence du livrable et maîtrise du budget.

Le contexte

Mon client a été missionné à l’automne 2010 pour préparer un dossier de candidature pour un important concours. Ce dossier devait être soumis uniquement en anglais au tout début janvier 2011. La préparation du dossier était compliquée par le nombre d’intervenants, en amont comme en aval.

Première prise de contact

L’entreprise m’a contactée à la mi-décembre 2010 pour connaître les possibilités de traduire un document en cours de réalisation d’environ 60 pages en 48 heures, juste avant le réveillon de Noël.

J’ai passé plusieurs jours à établir un rétroplanning avec mon client, à trouver des collègues chevronnés pour faire équipe sur ce projet, et à préparer une proposition.

Nous n’avons pas conclu pour deux raisons:

- Le client ne pouvait s’engager sur une date et une heure à laquelle le document serait disponible, ni sur le volume maximal.  Je sentais que les 48 heures pour effectuer le travail allaient fondre comme peau de chagrin, le moment de livraison ne changeant pas pour autant. J’ai donc refusé de donner suite.

- Le client a trouvé le devis trop cher. Or, j’avais été plutôt cool, minorant la majoration “urgence” et ne facturant pas le volet gestion de projet (sur lequel j’avais déjà passé beaucoup de temps en amont).

Opération de sauvetage

Le client avait ensuite confié le projet à une agence.

Comme dans beaucoup d’entreprises – et à tort ! – l’adaptation ou la traduction est considérée comme de la “production”, au même titre que la reprographie ou la transcription.  Alors que l’équipe de conception-rédaction est choisie et mise en place au lancement du projet, le choix du linguiste, qui doit élaborer le document à être soumis, se fait à la dernière minute.

Le service des achats avait donc fait son boulot et trouvé le moins-disant disponible pour ventiler le pavé et tenir les délais. Le chef de projet d’astreinte pendant les fêtes a remarqué que les premiers chapitres livrés ne répondaient pas à la qualité requise.

D’où l’appel SOS pendant les fêtes, Patricia, qu’en pensez-vous, qu’est-ce qu’on fait, que pouvez-vous faire ?

Il a fallu tout retraduire, et les changements, additions et révisions continuaient à arriver, intégrés directement dans le dossier en anglais.

Le bilan : Outre la double facture de traduction, l’équipe interne a accumulé les heures supplémentaires, le stress et la peur de ne pas arriver à livrer à l’heure.  Le dossier en français ne correspond plus à la version finale en anglais, son existence ne sert plus à grand-chose.

Recommandations

Dans un cas comme celui-ci, la solution optimale est d’inclure un rédacteur anglophone parfaitement bilingue et biculturel à l’équipe projet :

• le dossier doit être soumis uniquement en anglais
• tous les intervenants lisent et comprennent suffisamment bien cette langue pour en apprécier l’écrit
• les réunions de travail et les chemins de fer détaillés seraient en français, le rédacteur anglais rédigeant directement dans sa langue maternelle
• la gestion du projet est totalement optimisée : réduction de nombre de phases, réduction des délais, réduction des coûts, procédures de révision structurées, et qualité rédactionnelle garantie.

La deuxième solution, si le dossier doit être rédigé **dans les deux langues**, est de choisir et d’intégrer le bon linguiste dès le début à l’équipe projet. Ceci permet:

• d’éviter les mots et expressions impossibles à traduire
• d’élaborer un glossaire validé pour garantir une terminologie précise et harmonisée
• de s’accorder sur une charte de langage
• de structurer le déroulement de l’argumentaire en conformité avec les normes et habitudes de chacune des deux cultures cibles
• de rédiger simultanément en deux langues ou d’adapter les textes en anglais au fil de l’eau pour obtenir un style  fluide et percutant.

Take-away

Aujourd’hui, nombreuses sont les entreprises qui ont des besoins rédactionnels bilingues français-anglais ou uniquement en anglais.

La méthode habituelle qui consiste à produire en priorité le contenu dans une langue, puis de faire intervenir la phase traduction en bout de chaîne est caduque.

C’est la recette catastrophe dans un cas comme celui-ci.  Trop de temps, de ressources et d’énergie sont investis à la conception du document qui ne sera pas soumis !

Travailler en partenariat avec des rédacteurs et linguistes chevronnés vous permet d’allouer intelligemment vos ressources et d’optimiser le retour sur investissement et le planning de votre projet.

En amont, posez-vous la bonne question : faut-il rédiger ou traduire et quand ?

Sophie précisait :

La partie compétences m’a posé plus de problèmes. Pas facile de dire simplement : je suis douée, j’ai les capacités requises. J’ai souligné les défauts (style, syntaxe, cohérence, etc.) de la publication actuelle, en signalant simplement que ce sont des erreurs que je ne commets pas. Mon problème est que je n’ai pas des masses de références à montrer. Et que j’ai du mal à me mettre en avant. Perso, j’aimerais bien voir ce point plus détaillé, avec des exemples (Patricia, si tu me lis…).

Bon, je m’y colle…

Critiquer n’est pas se valoriser

C’est très tentant, lorsque l’on constate qu’une prestation — quelle qu’elle soit (traduction, rédaction, animation, plan de comm’, etc.) — est mal fichue de pointer ses défauts pour souligner par l’exemple que nous ferions bien mieux !

Sans que le prospect nous l’ait demandé, c’est une démarche risquée. Et si son époux ou épouse avait traduit le texte ? Son fils conçu le site Internet ? Son patron établi le plan de comm’ ? Même dans le cas d’un prestataire lambda, pointer les défaillances  pour faire valoir ses propres atouts n’est pas très élégant.

Critiquer, c’est très facile. Et culturellement, c’est très français : le manager français qui pense complimenter son collègue américain en lui disant que son travail est “pas mal” ne comprend pas pourquoi ce dernier a l’air catastrophé.

Lorsque l’on souhaite, pour diverses raisons, employer ce genre de stratégie, pensez “abeille” : enrobez vos critiques avec une bonne dose de miel flatteuse.

Exploitez l’approche latérale

Personne n’est unidimensionnel. Vous n’êtes pas *que* traducteur / rédacteur / consultant / formateur. Mettre en avant son savoir-faire et son savoir-être ne se limite pas à creuser dans ses références professionnelles, surtout lorsqu’elles ne sont pas pléthoriques.

Travailler en direct avec des clients finaux plutôt qu’en sous-traitance demande des compétences qui ne sont pas forcément liées à votre métier ou à votre prestation stricto sensu.

Pour sortir du lot, il faut montrer vos aspérités (professionnelles ET humaines). Vous pouvez être le meilleur professionnel du monde, si c’est un calvaire de travailler avec vous, vous ne fidéliserez pas votre client.

Professionnellement

Après avoir creusé vos quelques références d’indépendant, remontez le fil et décelez ce qui est exploitable dans votre parcours salarié, votre parcours étudiant et stagiaire.

Qu’avez-vous appris lors de votre petit boulot estival chez McDo qui apporte un éclairage sur le thème de la relation clientèle et/ou de la gestion du stress ?

Lorsque vous avez galéré pour terminer votre mémoire de maîtrise, avez-vous appris des techniques de mise en page et de révision qui pourraient être un plus dans votre profession actuelle ?

Vous avez totalement changé d’orientation professionnelle ? En donner les raisons montre votre travail sur vous-même, vos centres d’intérêt, vos prises de responsabilité, et votre habileté à construire avec les atouts d’une expérience passée.

Personnellement

En dehors du boulot, qui êtes-vous ? Que faites-vous ?

Vous faites partie d’une chorale ou d’une troupe de danse ? L’harmonie des voix et des mouvements n’est-elle pas inhérente à la communication ? L’esprit d’équipe et le travail en groupe ne sont-ils pas importants pour travailler efficacement avec votre client ?

Vous êtes bénévole dans une association. Qu’elles y sont vos responsabilités ? Organisationnelles ? Levée de fonds ? Animation d’évènements ? Porte-parole ? Partagez-vous une cause, une passion avec votre prospect ?

Vous êtes dingue de yoga. La patience, l’attention au détail, la souplesse n’ont-elles rien à voir avec le projet que vous pistez ?

Vous courez le marathon de Paris tous les ans. La détermination, l’engagement de vous entraîner que vous soyez fatigué ou non, l’association du mental et du physique pour optimiser vos performances en disent long sur qui vous êtes.

Laissez parler vos passions et vos engagements

Dire que parler de soi pour se vendre est dur est une litote.

Ecoutez-vous : quand êtes-vous le plus passionné, le plus convaincant, le plus sûr de vous, le plus intéressant ?

Quand vous parlez de ce qui vous passionne et vous tient à coeur.

En laissant parler vos engagements et vos passions, ils vous révèlent souvent bien mieux que lorsque vous vous efforcez de parler d’eux ! Faites un essai et partagez-le ci-dessous !

Lorsque celui-ci ne pratique pas la langue dans laquelle il vous demande un rendu écrit, cela peut être source d’inquiétude puisqu’il doit pouvoir justifier son choix de prestataire.

Quand le projet est une traduction, le client peut au moins s’appuyer sur le document en langue source pour essayer d’apprécier votre travail. Typiquement, en cas de doute, il fera appel à une connaissance capable de lire votre texte pour se rassurer. Et parfois, cela laisse la porte ouverte à des situations plutôt cocasses où la réponse pédagogique du prestataire fait toute la différence.

La perception de l'autre est imprévisible

Quelles précautions prendre, en revanche, lorsque votre client monolingue fait appel à vous pour un projet rédactionnel (copywriting) dans une langue qui lui est étrangère ?

Comment gagner sa confiance ? Comment le rassurer ? Comment vous protéger vous-même en cas de lecture de contrôle par des tiers qui n’étaient pas présents lors de la prise du brief client détaillé ?

Après tout, le texte que vous avez conçu et rédigé de toutes pièces peut plaire à Dupont, mais pas à Durand, tout est affaire de style, de goût : cela ne se discute pas, mais cela peut se gérer.

Anticipez !

• Faites un résumé écrit de votre compréhension du brief client et demandez à votre donneur d’ordre de l’approuver avant de commencer à travailler.
  -Type de texte
  -Son but (que doit faire / ressentir / savoir l’auditoire après sa lecture)
  -Contexte (où va-t-il apparaître ? Doit-il être en harmonie avec les autres écrits ou au contraire sortir du lot d’une manière ou d’une autre ?)
  -Longueur
  -Niveau de langage
  -Ton
  -Informations client fournies qui doivent être incluses
• Votre proposition prévoit un certain nombre d’allers-retours avec le client. Précisez qu’une des étapes de révision implique l’éventuel collègue de votre client pour
  -Rassurer le client en amont
  -Mettre ce tiers inconnu dans la boucle avant que le projet ne soit bouclé (sic)
  -Une partie prenante impliquée dans le processus du projet est plus à même de le soutenir
  -Eviter de perdre du temps avec des révisions supplémentaires en aval non-incluse dans votre tarif
• Lorsque vous rédigez votre premier et deuxième jet, prenez quelques minutes pour:
  -Cocher les points du cahier des charges auxquels vous avez répondu
  -Expliquer certains choix de mots (exemple, dans un projet récent, j’ai utilisé “first rate” et ai négligé d’anticiper l’interprétation possible du client qui, j’aurais dû y penser, l’a ressenti comme ‘bas de gamme, premier prix’ au supermarché !)
  -Pointer les éventuelles différences culturelles qui vous amènent à écrire avec plus ou moins de détails factuels, en activant divers leviers de valeurs ou en évoquant des références populaires qui pourraient être inconnues de votre client

Et vous, chers clients ? Que peuvent faire vos prestataires pour devancer vos questions, conforter votre choix et bâtir avec vous une relation de travail confiante et épanouissante ?

J’ai proposé à Sophie, traductrice de l’anglais et de l’espagnol vers le français branchée informatique et santé, l’espace d’un billet d’auteur invité.

Parole à Sophie ! Et un grand merci à elle.

Enchaînement parfait. D’abord, je lis avec grand intérêt les deux billets de Patricia sur l’art d’élaborer une proposition efficace. Quelques jours plus tard, juste le temps d’assimiler, je décide de répondre à une annonce recherchant un traducteur.

Je reprends la démarche point par point pour construire ma proposition. Ce modèle m’a été extrêmement utile, d’abord pour structurer mon document et ensuite, pour développer des points auxquels je n’aurais probablement pas pensé.

Ainsi, reformuler la demande du prospect m’a aidée à mieux cerner son besoin (traduction espagnol-français) et à envisager un élargissement (centralisation et sous-traitance de la traduction des quelques textes fournis dans d’autres langues).

L’approche à tiroirs est aussi un vrai plus ! Je l’ai aménagée en trois variantes (dont une avec remise en cas de contrat à l’année avec paiement mensualisé) parce que le projet s’y prêtait bien. Et j’ai proposé en amont l’option « création de glossaire », car mon interlocutrice m’a fait part de son agacement lorsque des termes spécifiques sont traduits de travers.

La partie compétences m’a posé plus de problèmes. Pas facile de dire simplement : je suis douée, j’ai les capacités requises. J’ai souligné les défauts (style, syntaxe, cohérence, etc.) de la publication actuelle, en signalant simplement que ce sont des erreurs que je ne commets pas. Mon problème est que je n’ai pas des masses de références à montrer. Et que j’ai du mal à me mettre en avant. Perso, j’aimerais bien voir ce point plus détaillé, avec des exemples (Patricia, si tu me lis…).

Dans ce cas précis, le déroulement du projet était assez succinct. J’ai juste précisé la notion de « délai raisonnable ». Les obligations des parties gagnent à être clairement exposées, je n’y aurais peut-être pas pensé seule. Elles sont directement liées aux étapes du projet.

Et la check-liste, un vrai confort !

Finalement, dans l’approche en 6 points, le seul que je n’ai pas trouvé essentiel (à rappeler), c’est l’importance de la présentation. Pour moi, ça coulait de source. Et d’autant plus pour ce projet précis, où je tenais à démontrer mes compétences rédactionnelles.

Bref, j’étais vraiment contente de cette proposition bien carrée.

Hélas… elle ne va probablement pas être acceptée car je viens d’apprendre que le budget de mon prospect est environ quatre fois moins élevé que mes prétentions. Mon erreur ici a été de ne pas m’enquérir du budget AVANT de me mettre au boulot, et de me laisser bercer par le discours du prospect qui mettait la qualité du travail au tout premier plan. Sauf que… ce n’est pas elle qui va payer. Et le prix semble bien être le critère prioritaire, voire exclusif pour le choix du prestataire.

Néanmoins, l’exercice a été très bénéfique et j’envisage de me faire un pense-bête de ces deux articles. J’adresse donc un très grand merci à leur auteur, pour les avoir publiés et m’offrir cette prestigieuse colonne .