Intercultural Zone

5 ways slowing down boosts your effectiveness

Freelancers live life in the fast lane.

And it’s no wonder: we are our own marketing, production, administrative, and financial staff. Many choose to become solo entrepreneurs to have more time to devote to non-work interests and to achieve a better work-life balance. Passionate about developing our businesses, many of us end up sacrificing much of what means the most to us in the process.

Faster-better-easier becomes the mantra to overcome the 24-hour dilemma. The express lane is a danger zone, for your health and your business. Slowing down intelligently boots your effectiveness.

Focus and center:

Instead of rushing to make or return that important phone call, invest a few minutes in deep breathing exercises. You will be more likely to “hear” with your whole brain and respond appropriately.

Read the key words:

You’ve received an email with a fascinating project request and are itching to answer “Yes! I can! Choose me me me me because I’m sooo good and let me tell you why!”  Hang on for a sec’ and ask yourself some questions to try to decode the content first. For example:

- Is the writer asking What, How or Why questions? This could modulate the focus of your response (deliverable, process, qualifications).

- Is the writer seeking to move away from something (change service providers, save money, unsatisfactory deliverables etc.) or toward something (new communication or internationalization campaign for instance)? In the first case, you’ll likely be responding to a problem within an existing context and need first to reassure the prospect. In the second, you’ll have greater leeway to promote your full range of services and partner/brainstorm with the prospect.

Keep your blood levels steady and feed your brain

Often, my concentration is such I forget to eat and don’t even feel hunger or thirst – or don’t want to break the flow to make and eat lunch if my stomach does signal needing fuel. That’s the fast track to problems. Now, I keep an assortment of nuts and dried fruits on my desk to nibble on along with a thermos of herb tea in case I really can’t/don’t want to head for the kitchen. The brain burns 1.5 calories per minute, uses up to half of the body’s oxygen and is dependent on proper nutrition to for top neural function and neurogenesis.

Adopt power naps

Do you get drowsy after lunch? After exercising? In the middle of the afternoon? We all have our own biorhythms and tracking how you feel over a few days will help you figure out when you are most on the ball or not. Power naps are not just for those days when you did not get enough sleep the night before. Research shows napping can boost your skills and your performance. I’d never been able to doze off at will before and spent part of the summer training myself to do so. Even 10 minutes relaxing in a comfortable position with your eyes closed, attentive to your breathing, will help recharge your mental batteries.

One day a week, turn it all off

For some, myself included, turning it all off for one whole day is tough. Yet if you check email, work on your blog, or contribute to forums and various social media networks 7 days a week, you risk finding it difficult to achieve a meaningful work-life balance. Your family, your friends, and simply yourself deserve to have you 100% there at least one day out of the week! I’m working on this one…. (confession..my smartphone is email enabled…shush…)

Knowing how your brain works can boost your productivity

A week ago Sunday was a dreary day in Paris and, freed from the urge to outside, I plunged head first into a fascinating book, John Medina’s Brain Rules. Medina is a developmental molecular biologist who has focused his research on how brain sciences influence how we learn and how we work. He writes in a lively, conversational style that makes this hugely complex field accessible to laymen.

You can get a peek at what the book is all about on www.brainrules.net.

In reading the book, I had a number of “light bulb moments”, making connections with tidbits and assembling them with new understanding. That is not surprising since

what we pay attention to is often profoundly influenced by memory… Different environments create different expectations…[Cultural differences]  too can affect how a given audience perceives a given presentation or class lecture.
(pp. 75-76)

I highly recommend this book to anyone who seeks to understand and improve how they learn, how they work, or to gain insight in the type of intelligence their child displays and support its development.

Within Rule 4, Medina sets us straight on a modern myth.

In today’s IT-dominated and connected world and open space “hot-desking” office environments, effective multitasking is viewed as a key organizational skill to acquire and hone. It is also a quality many rely upon to juggle tightly packed agendas and achieve some sense of work/life balance.

Medina explains why effective multitasking is impossible, and moreover, how striving to multitask actually wastes time and causes potentially serious mistakes. Continue Reading…

Writing errors influence client perception and behavior: a must-read survey

Professionals of the written word harp on this: poor style and error-filled copy have a direct bearing on:

• A company’s image
• A company’s reputation
• The perception of a given product or service’s quality
• The likelihood that a prospect will respond to a call to action

It’s one of my pet peeves. I’ve hammered the message here, here, and here, and again here and there.

Now, thanks to Sue Anderson-Lenz over at Marketing Lure, we’ve got numbers to back that up.

Sue ran a survey with 163 participants – business professionals largely from the US, “although the survey reached people in 16 different countries.” Note: it is not clear how many respondents were indeed from outside the US.

“One hundred percent of the people surveyed acknowledge that writing errors indeed influence their opinions. Nearly eight out of ten people have eliminated a prospective company — in part because of writing errors.“

And,

“Write‐in responses to one question reveal the impact that writing errors have on company credibility. Respondents said that errors will cause them to question the company and their leaders who permit writing errors to happen.”

Further,

“More than half of all respondents agreed that one error in any print material could be the kiss of death for a prospective company.
Four out of ten people expressed an extremely low tolerance for errors in electronic articles and books.”

Download a copy of Sue’s report from her blog: it’s a must-read -

For clients, as a needed reminder of the extent to which business success depends on good writing (no, it’s not an expense, it’s an investment).

And for professionals of the written word, as actionable data to support your positioning, dialog, and negotiations with prospects.

Quel délai entre la prise de contact et la signature du projet ?

L’imprévisibilité du plan de charge est l’un des grands défis que confrontent les freelances qui travaillent en direct, sans quel qu’intermédiaire soit-il, avec leurs clients.

Ca prend combien de temps de signer un projet ?

C’est une des questions que me posent souvent des collègues qui envisagent de faire évoluer leur activité d’une clientèle intermédiaire (qui leur sous-traite les projets pour un donneur d’ordre final) à une clientèle directe.

La réponse ?

Il n’y a pas de réponse : cela peut se faire très vite, ou cela peut prendre des années.

Dans mon ancienne vie de directrice du développement européen d’un cabinet international d’architecture d’entreprise, j’avais dans ma ligne de mire deux grandes entreprises américaines que je voulais absolument ferrer comme clientes pour ma boîte (c’était un peu un défi, aucun des bureaux de cette société n’avait réussi à les gagner en plus de 10 ans d’efforts). Cela a pris 3 ans pour l’une et 4 ans pour l’autre, mais nous avons signé des projets d’envergure.

129 jours

Quatre mois et demi. Voilà le délai entre le premier contact et la signature du projet que je suis en train de réaliser. Le gagner ne fut pas un long fleuve tranquille.

4 décembre 2009 à fin janvier 2010 : prise de contact, échanges de nombreux courriels, découverte du client, et démarche pédagogique.

Mi-février 2010 : changement d’interlocuteur pour la demande de devis, la prise de brief détaillé, l’optimisation de la mise en forme du document source pour maîtriser les coûts. Le projet est pile dans mon coeur de métier, je souhaite vivement le gagner, et je serre mon devis, offrant en prime la relecture finale après mise en page comme geste commercial.

Tous les signaux sont verts, je suis sûre de mon coup, cela fait des mois que l’on échange, on se comprend, la dynamique est agréable.

Rien n’est certain avant la signature !

Catastrophe.

Le nouvel interlocuteur refuse mon devis, optant pour celui de l’agence de traduction, qu’il avait aussi contactée.

L’agence propose un tarif presque moitié moins cher et une livraison plus rapide.

Nous continuons à échanger, je le mets en garde. Très vite et pas cher vu, le projet, c’est une recette à risque. Il comprend, mais il est confiant et le budget prime.

J’ai le moral dans les chaussettes : que de temps investi pour se retrouver les mains vides.

Je peste.

Rebondissement

Comme je le soulignais ici, un projet perdu n’est pas toujours perdu à vie.

Fin mars 2010, nouvel email de mon feu donneur d’ordre : le travail de l’agence n’est pas bon, pourrais-je en faire un audit et proposer ma version d’un échantillon qu’il aura choisi ?

Mon gaillard prend ses précautions maintenant, et je le comprends !  Et je le félicite d’être revenu vers moi en toute franchise et toute simplicité. La preuve que, pour ce client, la qualité prime, il en va de leur image de marque.

C’est l’occasion de prouver le discours que je leur tiens depuis décembre ! Je réalise l’audit et lui envoie. Quelques minutes plus tard, la réponse tombe sans appel :

Nous travaillons ensemble, nous aurions dû depuis le départ.

Beaucoup de temps et d’énergie investis, mais j’ai gagné le respect et la confiance d’un client qui a compris le schmilblick.

Take away :

Ayez de la suite dans les idées, ne changez pas votre discours en cours de route, et apprenez la patience !

Advertising and humanitarian aid

Humanitarian aid organizations rely on advertising and communications just like commercial businesses.

Yesterday, I had the pleasure of taking part in a guided tour l’Ujjef organized for its members of an expo at the Musée des arts décoratifs. The expo, La Publicité au secours des grandes causes, was a retrospective on how advertising has raised and shaped awareness of major humanitarian causes since the early part of the last century. The exhibit runs until May 9th, 2010.

A round table took place after the visit, asking  “Should and can humanitarian aid put itself on display?” Panel members included Bruno David, Founding President of Communication Sans Frontières, Rony Brauman, former President of MSF-France and Research Director of the Médecins Sans Frontières Foundation, Benoît Heilbrunn, semiologist and Professor of Marketing at the ESCP-EAP, and Oliviero Toscani, a well-known and sometimes controversial photographer (recall the Benetton campaigns in the 1990s). Continue Reading…

Silence: a powerful negotiation tool

Silence is a powerful tool to leverage in the last stages of your pitch where the key issue is your fee.

The discussion with your prospective client has gone well. You’ve listened actively, asked all the right questions, taken a good client brief, showed you understand his objectives, presented your USPs, and illustrated how and why you are the best professional to solve his problem. The client is interested in your services and enthused by the manner in which you propose to tackle the project.

The signals are all green. You’ve achieved precommitment.

Don’t let them turn orange. Continue Reading…

Veillez à votre image en ligne : la balise “notranslate”

L’e-réputation. Un des termes les plus à la mode en ce moment, et un sujet somme toute complexe. D’ailleurs, j’en ai déjà parlé sur ce blog dans un long billet en anglais à l’automne dernier.

Enfonçons le clou : j’ai adoré le proverbe proposé par Frédéric Bascunana sur le blog de Joël Chaudy :

L’e-Réputation est aux entreprises ce qu’un lumbago peut représenter pour une danseuse étoile la veille d’un ballet.

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Du beurre, des cacahuètes et des risques en pagaille

Acheteurs de traductions, méfiez-vous des annonces alléchantes.

Babylon lance un service de traduction humaine et la lecture de leur FAQ est édifiante. Vous me pardonnerez de ne pas inclure le lien hypertexte, mais je ne vais pas leur faire une fleur.

Le système qui permet la réalisation de ce service est une mise au point innovante de Babylon : mettre en contact des traducteurs professionnels aussi bien que des amateurs et ceux qui ont besoin de services de traduction et gérer la communication et l’échange d’informations entre eux en prenant en compte le décalage horaire, l’urgence de la tache et le tarif le moins cher.

Source : Mobifrance

La lecture attentive de leur FAQ (disponible qu’en anglais) fait ressortir un certain nombre de points inquiétants, tant pour le donneur d’ordre que pour le prestataire. Quelques exemples suffisent :

• Babylon applique un coefficient multiplicateur entre 70 et 100%, suivant le crédit de mots achetés.
  Le client est facturé entre 0,16 cents US (soit 0,1139 centimes d’euro au taux de change du jour) et 0,136 cents US (soit 0,096 centimes d’euro) et le traducteur (professionnel ou amateur, traduction spécialisée ou non, pour information ou publication – peu importe!) est payé 0,08 cents US (soit 0,059 centimes d’euro)
  Babylone apporte-t-il une valeur ajoutée à la traduction ? Non. La marge, c’est du beurre, récompense de la mise en relation.
• Babylon règle les honoraires des traducteurs par Paypal ou Moneybookers.
  Les frais associés sont à la charge des traducteurs. Faites le calcul…
• La responsabilité pour la perte éventuelle de données incombe entièrement au traducteur.
  Dois-je vous dresser la liste de tous les risques informatiques possibles et des difficultés, dans de telles relations tripartites purement virtuelles, de redresser le tir ?
• Ni la FAQ ni les conditions générales ne font référence à la TVA ou tout autre impôt ou taxe.
  En effet, c’est très ennuyeux d’avoir à se préoccuper de questions fiscales.

Un traducteur humain professionnel travaillant légalement ne s’y risquerait pas !

Il n’est pas étonnant alors que l’article 6.1 des conditions générales précise, et je cite par copié-collé, majuscules et fautes de grammaire incluses :

NEITHER BABYLON NOR THE HUMAN TRANSLATORS ASSUMES NO LIABILITY OR RESPONSIBILITY FOR ERRORS, OMISSIONS OR AMBIGUITIES IN THE TRANSLATED TEXT.

Autrement dit, chers clients, et en bon français, si la traduction est une daube truffée d’erreurs, c’est pour votre pomme.

L’offre a-t-elle toujours l’air aussi alléchante ?

Réforme de la taxe professionnelle II

L’action de l’UNAPL, soutenue par ses membres dont la SFT, a porté ses fruits. Le Conseil constitutionnel s’est opposé au régime particulier de la CET et a rétabli l’équité fiscale.

Lire le communiqué de l’UNAPL

Add your word to Seth Godin’s e-book “What matters now”

At the end of each calendar year, many periodicals publish a forward-looking issue on trends, issues, fads and priorities, rubbing their editorial crystal ball until it shines brightly.

Seth Godin invited 70 people to contribute a 200-word piece each, choosing one word to show what they feel matters now. Seth is giving out this e-book free and inviting readers and bloggers to add their own contribution.

Here’s mine.

TOUCH

Touch is our first language.

Its importance in infant development is equal or greater than that of food.  Touch is not an emotion, but induces feelings that trigger emotions and provokes the release of endorphins.  It is one of the pillars of non-verbal communication that proclaims our humanness and recognizes “the other”. The benefits of touch are so broad the University of Miami launched a Touch Research Institute in 1991. Continue Reading…