by Patricia
Freelancers live life in the fast lane.
And it’s no wonder: we are our own marketing, production, administrative, and financial staff. Many choose to become solo entrepreneurs to have more time to devote to non-work interests and to achieve a better work-life balance. Passionate about developing our businesses, many of us end up sacrificing much of what means the most to us in the process.
Faster-better-easier becomes the mantra to overcome the 24-hour dilemma. The express lane is a danger zone, for your health and your business. Slowing down intelligently boots your effectiveness.
Focus and center:
Instead of rushing to make or return that important phone call, invest a few minutes in deep breathing exercises. You will be more likely to “hear” with your whole brain and respond appropriately.
Read the key words:
You’ve received an email with a fascinating project request and are itching to answer “Yes! I can! Choose me me me me because I’m sooo good and let me tell you why!” Hang on for a sec’ and ask yourself some questions to try to decode the content first. For example:
- Is the writer asking What, How or Why questions? This could modulate the focus of your response (deliverable, process, qualifications).
- Is the writer seeking to move away from something (change service providers, save money, unsatisfactory deliverables etc.) or toward something (new communication or internationalization campaign for instance)? In the first case, you’ll likely be responding to a problem within an existing context and need first to reassure the prospect. In the second, you’ll have greater leeway to promote your full range of services and partner/brainstorm with the prospect.
Keep your blood levels steady and feed your brain
Often, my concentration is such I forget to eat and don’t even feel hunger or thirst – or don’t want to break the flow to make and eat lunch if my stomach does signal needing fuel. That’s the fast track to problems. Now, I keep an assortment of nuts and dried fruits on my desk to nibble on along with a thermos of herb tea in case I really can’t/don’t want to head for the kitchen. The brain burns 1.5 calories per minute, uses up to half of the body’s oxygen and is dependent on proper nutrition to for top neural function and neurogenesis.
Adopt power naps
Do you get drowsy after lunch? After exercising? In the middle of the afternoon? We all have our own biorhythms and tracking how you feel over a few days will help you figure out when you are most on the ball or not. Power naps are not just for those days when you did not get enough sleep the night before. Research shows napping can boost your skills and your performance. I’d never been able to doze off at will before and spent part of the summer training myself to do so. Even 10 minutes relaxing in a comfortable position with your eyes closed, attentive to your breathing, will help recharge your mental batteries.
One day a week, turn it all off
For some, myself included, turning it all off for one whole day is tough. Yet if you check email, work on your blog, or contribute to forums and various social media networks 7 days a week, you risk finding it difficult to achieve a meaningful work-life balance. Your family, your friends, and simply yourself deserve to have you 100% there at least one day out of the week! I’m working on this one…. (confession..my smartphone is email enabled…shush…)
Posted 1 day, 11 hours ago at 11:50 am. 4 comments
by Patricia
Nous le savons tous, avoir un bon réseau est essentiel. Les atouts habituellement mis en avant incluent se faire connaître (marketing, notoriété, bouche à oreille), se tenir informé, travailler en équipe, se dépanner mutuellement et ainsi de suite.
Mais ce n’est pas tout !
Cet été, je me suis retrouvée dans un imbroglio idiot qui aurait pu basculer dans une procédure désagréable pour toutes les parties.
J’avais réalisé un projet pour un donneur d’ordre français. Toutes les précautions d’usage avaient été prises, y compris signature d’un devis détaillé ainsi que de mes conditions générales par ce client.
A la fin du projet, ce client me demande d’adresser la note d’honoraires à son correspondant étranger, qu’il lui ferait parvenir, m’assurant que je serais payée à réception.
Deux mois plus tard, la note n’était toujours pas réglée, la moutarde (de Dijon, bien forte) me montait au nez. Mes courriels à ce correspondant étaient bloqués par leur serveur (pour des raisons qui m’échappent). Mes appels ne servaient pas à grand-chose, aucun interlocuteur ne parlait français ou anglais. Et le client français était parti en vacances!
Enter le réseau !
Plutôt que de lancer une procédure désagréable, hop! J’envoie un SOS par Skype à une collègue dans le pays concerné, faisant appel à ses bons offices.
En une semaine, le problème était réglé.
Le correspondant avait essayé de régler la note dans les délais, mais le virement n’avait pas marché. Il supposait donc que mes informations bancaires étaient erronées. Plutôt que de me contacter ou de s’informer auprès de sa banque, il avait laissé courir. Grâce à ma collègue, nous avons pu découvrir que la banque en question était un peu particulière, c’est-à-dire qu’elle exigeait un BIC de 11 caractères au lieu des 8 fournis par ma banque et qu’il fallait donc rajouter 3 “x” pour que le virement passe.
Tout bête !
Ma collègue Isabelle résume bien le message de ce billet:
Au moins, je suis contente que nous ayons pu régler ça sans bureaucratie. En fait, nous autres gens de la langue, on est là pour ça en fait, pour améliorer les communications interlangues et permettre aux gens de faire des affaires sans frictions.
Montrons le bon exemple et renforçons nos réseaux pour être les premiers bénéficiaires de nos capacités!
Posted 2 weeks, 1 day ago at 10:37 am. 2 comments
by Patricia
So you want to specialize?
One of the Intercultural Zone’s faithful readers, Catherine Jan, emailed a few days ago with a specific request:
“Can you offer some advice on how to develop a new area of specialization? I’d like to dig deeper [into the area of photovoltaics] and find work in this area. But I have no previous experience to refer to.”
That’s a great topic, Catherine, thanks for suggesting it.
Readers are invited to contribute their advice and to suggest other topics for future posts!
1. Choose the new area with care
Commitment
Developing a new area of specialization is a serious commitment. You’ll be investing time and energy for a future ROI. Where are you going to steal that time from? Your work hours (assess how many you can afford to invest)? Or the time you spend with your loved ones (getting their support is important)?
This new expertise has to prove sustainable.
- The subject has to be compelling: Does it speak to me? Do I have a real feeling for it? Will it satisfy my intellect for a long time? Would having to adapt 100 pages in one shot boost my brain or put me to sleep?
- Is the demand for this area of specialization durable, or is it some fly-by-night trendy craze businesses will ignore in a year or two?
- Is this area of specialization is narrow enough that I would provide real added value (and bill accordingly), yet not so restrictive as to make my new skills hard to market?
- What areas do I already specialize in I can leverage to land projects in this new field?
2. Plan
Road map
Make a business plan for this particular area, just as if you were starting a new business.
Figure out what you need to invest in, what that is going to cost, how you are going to fund these investments, over what period of time. The main ticket is your time. And it isn’t free. Develop an early prospect list. The ideal is to speak with some of them to get some of the info needed to conduct your own SWOT analysis. Estimate also what ROI you can reasonably expect within the next year or two.
Are the signals green or are a there a couple of yellow blinking lights? Continue Reading…
Posted 2 months, 2 weeks ago at 12:26 pm. 4 comments
by Patricia
J’ai 8 pattes et c’est la deuxième fois que le Centre hospitalier vétérinaire Frégis à Arcueil m’en sauve 4.
Vous l’aurez compris, j’ai deux assistants, un chat et un chien.
Grouille ! La maîtresse est charette !
Le chat s’occupe de l’administratif.
Pfft..Tu te bouges ?
Le chien m’aide à garder la ligne.
Il y a 6 ans, Frégis sauvait mon jeune chien, Ursus, atteint de méningite auto-immune grâce à un protocole expérimental de chimio et de corticothérapie. Cela a tellement bien marché qu’Ursus n’a pas eu besoin de médicaments à vie et n’a pas eu de rechute.
La semaine dernière, mon fidèle chat de 15 ans, Astro, a été hospitalisé d’urgence. En autres soucis, mon chat boulimique (Garfield est son guide spirituel…) ne mangeait plus. Je vous épargne les détails. Impossible d’avoir un diagnostic définitif et certain sans prendre des biopsies. Je ne voulais pas lui faire subir cela.
J’étais claire : pas d’acharnement médical, la qualité de vie prime. Les vétos tempéraient : “on n’y est pas encore, il ne souffre pas, il est alerte, donnez lui 48 heures, et après on avise.”
Les 48 heures se sont transformées en 96 pénibles, longues, angoissantes heures, mon estomac réagissant à ces montagnes russes émotives au gré des nouvelles.
Et puis, hier, 13 h, le téléphone sonne, avec le Dr Alexandra Gabriel (NDLR : adorable !) dithyrambique et la voix émue : Astro a mangé tout seul, et pas qu’un petit peu !
Je l’ai ramené ce matin, il inspecte la maison (ouaip, ça va, la patronne a fait le ménage), vérifie son stock alimentaire, Ursus lui fait la fête (normal, c’est Astro qui l’a élevé !), je m’assieds sur le fauteuil, Astro vient se mettre en boule sur mes genoux en ronronnant et s’endort avec un paisible soupir.
Un grand merci à l’équipe de Frégis qui manie avec habileté excellence médicale,
compassion envers les animaux et empathie envers leurs bipèdes.
Posted 2 months, 2 weeks ago at 11:12 pm. 1 comment
by Patricia
Crise d’auto-flagellation : je m’en veux.
Vendredi dernier, j’ai fait ce que je ne fais jamais, et que je conseille fortement à d’autres d’éviter :
dévier du niveau de service qui définit sa marque et son positionnement
(le b a ba des 3 p du marketing)
pour coller aux souhaits et au budget d’un nouveau client.
Mes tarifs sont élevés. Et pour cause. Je me positionne résolument sur le haut de gamme d’adaptations rédactionnelles pour publication et mon tarif “tout compris” inclut une révision bilingue par un(e) professionnel(le) tiers, l’évaluation des éventuels changements proposés, et une relecture finale après mise en page (ou mise en ligne, c’est selon) par mes soins.
Bref, du sur mesure, sans couture, prêt à l’emploi, et signé.
Ce nouveau prospect m’avait contactée sur recommandation et m’était fort sympathique au téléphone. En plus, le sujet du pavé à traduire me tenait à coeur. Nous avons joué cartes sur table. Il ne visait pas une Lamborghini, une Lancia ferait l’affaire, son budget évoquait plutôt une Fiat Bravo, mais mon emploi du temps serait le sien.
Résultat des courses – fatigue et sympathie aidant – j’ai ajusté mon niveau de prestations à son budget, le prospect est devenu client, et je me retrouve, reposée après un jour de congé ce week-end, avec une épine dans le pied. Je ne sais pas ne pas passer un temps fou à peaufiner un texte et suis allergique à renvoyer un document à un client sans qu’il soit visé par une autre paire d’yeux !
Ah oui ! J’oubliais de mentionner que le texte est écrit en anglais, par un non-natif de la langue; le traduire en français relève en partie d’un travail de décodage chronophage. C’est la cerise sur le gâteau.
Et pourtant, il va bien falloir que je surmonte obstacles linguistiques et réflexes de perfectionniste, sinon les honoraires rapportés à un tarif horaire n’atteindront pas le SMIC (m’ouais, c’est mal barré).
Confrères, consoeurs ! Ne déviez pas de votre méthode de travail et de votre positionnement ! Vous les avez établis en bonne connaissance de cause, c’est ce qui vous fait sortir du lot.
Et, cher nouveau client, si vous me lisez, “can we talk?”. Je me suis engagée sur ce projet et je ne vous décevrai pas, il en va de ma réputation. Pour les travaux à venir dont j’ai connaissance, pourrions-nous revisiter ces fondamentaux ensemble ?
Je sens que je vais faire du sport...
(Pour le côté zen, c’est facile – cinq minutes d’auto-remontage de bretelles dans les règles de l’art suivies d’un sprint autour du quartier avec le chien. Vous n’avez pas de chien ? Un bon ménage de printemps énergique devrait faire l’affaire….)
Posted 3 months ago at 5:50 pm. 2 comments
by Patricia
A week ago Sunday was a dreary day in Paris and, freed from the urge to outside, I plunged head first into a fascinating book, John Medina’s Brain Rules. Medina is a developmental molecular biologist who has focused his research on how brain sciences influence how we learn and how we work. He writes in a lively, conversational style that makes this hugely complex field accessible to laymen.
You can get a peek at what the book is all about on www.brainrules.net.
In reading the book, I had a number of “light bulb moments”, making connections with tidbits and assembling them with new understanding. That is not surprising since
what we pay attention to is often profoundly influenced by memory… Different environments create different expectations…[Cultural differences] too can affect how a given audience perceives a given presentation or class lecture.
(pp. 75-76)
I highly recommend this book to anyone who seeks to understand and improve how they learn, how they work, or to gain insight in the type of intelligence their child displays and support its development.
Within Rule 4, Medina sets us straight on a modern myth.
In today’s IT-dominated and connected world and open space “hot-desking” office environments, effective multitasking is viewed as a key organizational skill to acquire and hone. It is also a quality many rely upon to juggle tightly packed agendas and achieve some sense of work/life balance.
Medina explains why effective multitasking is impossible, and moreover, how striving to multitask actually wastes time and causes potentially serious mistakes. Continue Reading…
Posted 3 months, 3 weeks ago at 8:25 am. 4 comments
by Patricia
Professionals of the written word harp on this: poor style and error-filled copy have a direct bearing on:
- A company’s image
- A company’s reputation
- The perception of a given product or service’s quality
- The likelihood that a prospect will respond to a call to action
It’s one of my pet peeves. I’ve hammered the message here, here, and here, and again here and there.
Now, thanks to Sue Anderson-Lenz over at Marketing Lure, we’ve got numbers to back that up.
Sue ran a survey with 163 participants – business professionals largely from the US, “although the survey reached people in 16 different countries.” Note: it is not clear how many respondents were indeed from outside the US.
“One hundred percent of the people surveyed acknowledge that writing errors indeed influence their opinions. Nearly eight out of ten people have eliminated a prospective company — in part because of writing errors.“
And,
“Write‐in responses to one question reveal the impact that writing errors have on company credibility. Respondents said that errors will cause them to question the company and their leaders who permit writing errors to happen.”
Further,
“More than half of all respondents agreed that one error in any print material could be the kiss of death for a prospective company.
Four out of ten people expressed an extremely low tolerance for errors in electronic articles and books.”
Download a copy of Sue’s report from her blog: it’s a must-read -
For clients, as a needed reminder of the extent to which business success depends on good writing (no, it’s not an expense, it’s an investment).
And for professionals of the written word, as actionable data to support your positioning, dialog, and negotiations with prospects.
Posted 4 months, 1 week ago at 11:52 am. 7 comments
by Patricia
L’imprévisibilité du plan de charge est l’un des grands défis que confrontent les freelances qui travaillent en direct, sans quel qu’intermédiaire soit-il, avec leurs clients.
Ca prend combien de temps de signer un projet ?
C’est une des questions que me posent souvent des collègues qui envisagent de faire évoluer leur activité d’une clientèle intermédiaire (qui leur sous-traite les projets pour un donneur d’ordre final) à une clientèle directe.
La réponse ?
Il n’y a pas de réponse : cela peut se faire très vite, ou cela peut prendre des années.
Dans mon ancienne vie de directrice du développement européen d’un cabinet international d’architecture d’entreprise, j’avais dans ma ligne de mire deux grandes entreprises américaines que je voulais absolument ferrer comme clientes pour ma boîte (c’était un peu un défi, aucun des bureaux de cette société n’avait réussi à les gagner en plus de 10 ans d’efforts). Cela a pris 3 ans pour l’une et 4 ans pour l’autre, mais nous avons signé des projets d’envergure.
129 jours
Quatre mois et demi. Voilà le délai entre le premier contact et la signature du projet que je suis en train de réaliser. Le gagner ne fut pas un long fleuve tranquille.
4 décembre 2009 à fin janvier 2010 : prise de contact, échanges de nombreux courriels, découverte du client, et démarche pédagogique.
Mi-février 2010 : changement d’interlocuteur pour la demande de devis, la prise de brief détaillé, l’optimisation de la mise en forme du document source pour maîtriser les coûts. Le projet est pile dans mon coeur de métier, je souhaite vivement le gagner, et je serre mon devis, offrant en prime la relecture finale après mise en page comme geste commercial.
Tous les signaux sont verts, je suis sûre de mon coup, cela fait des mois que l’on échange, on se comprend, la dynamique est agréable.
Rien n’est certain avant la signature !
Catastrophe.
Le nouvel interlocuteur refuse mon devis, optant pour celui de l’agence de traduction, qu’il avait aussi contactée.
L’agence propose un tarif presque moitié moins cher et une livraison plus rapide.
Nous continuons à échanger, je le mets en garde. Très vite et pas cher vu, le projet, c’est une recette à risque. Il comprend, mais il est confiant et le budget prime.
J’ai le moral dans les chaussettes : que de temps investi pour se retrouver les mains vides.
Je peste.
Rebondissement
Comme je le soulignais ici, un projet perdu n’est pas toujours perdu à vie.
Fin mars 2010, nouvel email de mon feu donneur d’ordre : le travail de l’agence n’est pas bon, pourrais-je en faire un audit et proposer ma version d’un échantillon qu’il aura choisi ?
Mon gaillard prend ses précautions maintenant, et je le comprends ! Et je le félicite d’être revenu vers moi en toute franchise et toute simplicité. La preuve que, pour ce client, la qualité prime, il en va de leur image de marque.
C’est l’occasion de prouver le discours que je leur tiens depuis décembre ! Je réalise l’audit et lui envoie. Quelques minutes plus tard, la réponse tombe sans appel :
Nous travaillons ensemble, nous aurions dû depuis le départ.
Beaucoup de temps et d’énergie investis, mais j’ai gagné le respect et la confiance d’un client qui a compris le schmilblick.
Take away :
Ayez de la suite dans les idées, ne changez pas votre discours en cours de route, et apprenez la patience !
Posted 4 months, 2 weeks ago at 10:42 am. Add a comment
by Patricia
Humanitarian aid organizations rely on advertising and communications just like commercial businesses.
Yesterday, I had the pleasure of taking part in a guided tour l’Ujjef organized for its members of an expo at the Musée des arts décoratifs. The expo, La Publicité au secours des grandes causes, was a retrospective on how advertising has raised and shaped awareness of major humanitarian causes since the early part of the last century. The exhibit runs until May 9th, 2010.
A round table took place after the visit, asking “Should and can humanitarian aid put itself on display?” Panel members included Bruno David, Founding President of Communication Sans Frontières, Rony Brauman, former President of MSF-France and Research Director of the Médecins Sans Frontières Foundation, Benoît Heilbrunn, semiologist and Professor of Marketing at the ESCP-EAP, and Oliviero Toscani, a well-known and sometimes controversial photographer (recall the Benetton campaigns in the 1990s). Continue Reading…
Posted 4 months, 2 weeks ago at 9:58 am. 2 comments
by Patricia
Le mois dernier, Sophie Dinh nous offrait son retour d’expérience après avoir préparé une proposition en suivant les tutos que j’avais publiés.
Sophie précisait :
La partie compétences m’a posé plus de problèmes. Pas facile de dire simplement : je suis douée, j’ai les capacités requises. J’ai souligné les défauts (style, syntaxe, cohérence, etc.) de la publication actuelle, en signalant simplement que ce sont des erreurs que je ne commets pas. Mon problème est que je n’ai pas des masses de références à montrer. Et que j’ai du mal à me mettre en avant. Perso, j’aimerais bien voir ce point plus détaillé, avec des exemples (Patricia, si tu me lis…).
Bon, je m’y colle… Continue Reading…
Posted 4 months, 3 weeks ago at 1:33 pm. 3 comments
