Le précieux brief client : dialogue privé ou dialogue public ?

(c) Patricia Lane

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Une des choses que j’aime en tant que freelance est la possibilité d’être surprise, de rencontrer des situations pour la première fois, même si cela fait belle lurette que l’on “roule sa bosse”.

J’ai été contactée il y a quelques jours pour un assez gros projet de copywriting par une entreprise qui a trouvé mon site sur Internet. Je rappelle le prospect et pose les jalons d’une prise de brief initial. Mon interlocuteur n’avait pas les réponses et promettait de revenir vers moi rapidement.

Quelques heures plus tard, je reçois une invitation pour me joindre à une visioconférence à laquelle seraient présents deux responsables de la société en question ainsi que d’autres rédacteurs présélectionnés. Le brief nous serait donné oralement et nous aurions l’opportunité de soulever toutes les questions que nous souhaiterions.

L’habileté à prendre un brief client et à décortiquer un projet est un avantage concurrentiel important

Talent que l’on n’a pas forcément envie de partager avec nos éventuels concurrents sur un projet !

Normalement, le cahier des charges détaillé d’un projet est soit :
- transmis par l’entreprise aux intervenants pressentis (le fameux RFP – request for proposal) afin que chacun puisse construire sa proposition;
- élaboré au cours d’échanges entre le prestataire et le prospect (en personne, par téléphone, par courriel)
- une combinaison des deux

La qualité de ces échanges influe de manière significative sur la construction de la relation de confiance entre le prestataire et son client et sur la pertinence de la proposition que construira le prestataire.

Est-ce dans l’intérêt du client de transformer un dialogue privé en un dialogue public ?

L’avantage principal est un gain de temps pour le client. Le brief est donné au groupe entier en une seule fois et les questions de tous les participants sont traitées dans la foulée.  Et il s’épargne la tache de rédiger le RFP, exercice néanmoins fort utile qui oblige à une précision souvent absente d’une présentation orale sommaire.

Les inconvénients m’apparaissent d’emblée plus nombreux : risque de rétention d’information d’une part comme de l’autre, diminution des possibilités de dialogues bilatéraux, difficulté à commencer à construire une relation de confiance avec le client, démarche de mise en concurrence plutôt que de mise en collaboration, difficulté à exprimer ou à percevoir les qualités spécifiques à chaque prestataire, une conversation qui évolue autant parmi les prestataires qu’entre chaque prestataire et ‘son’ prospect, et ainsi de suite.

Une issue surprenante et agréable

La session Webex a “planté” ! Nous n’entendions pas la présentation du client (qui ne figurait pas sur la liste des participants en ligne !), mais nous, les 4 copywriters, avons passé un agréable quart d’heure à bavarder, à échanger nos coordonnées, et à exprimer notre étonnement face à cette méthode somme toute originale (comprendre, curieuse) de recruter un intervenant pour un important projet.

Lorsque l’entreprise a rectifié le tir en lançant une conférence téléphonique, la dynamique avait totalement changé, les copywriters se comportant bien plus comme une équipe potentielle que comme des concurrents face à un juteux projet.

Plus encore, les conversations ont continué par courriel et téléphone et certains parmi nous sommes en train d’essayer de structurer une offre coordonnée. Le client préfèrerait travailler avec un seul prestataire, mais les paramètres du projet rendent ceci impossible – il faut une équipe. Ce sont les concurrents qui sont moteurs dans l’effort de développer ce précieux esprit d’équipe !

En bref :

Nous sommes 4 à convenir que cette démarche de présentation de brief par visioconférence n’est pas la solution qui rend le plus service au client.  Chacun de nous a abordé cette réunion avec réserve et un peu de méfiance. La boulette technique a changé la donne et nous a offert une possibilité de faire du réseautage professionnel de manière tout à fait inhabituelle.

Pour ma part, je ne sais pas encore si le projet pour ce prospect se concrétisera. Mais les heures investies aujourd’hui ne sont pas perdues, je vais travailler avec un de mes confrères sur un autre projet pour lequel il avait besoin de renfort.

Et vous ? Avez-vous confronté une situation professionnelle inédite ? Qu’en est-il ressorti ?


 

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