J’ai proposé à Sophie, traductrice de l’anglais et de l’espagnol vers le français branchée informatique et santé, l’espace d’un billet d’auteur invité.

Parole à Sophie ! Et un grand merci à elle.

Enchaînement parfait. D’abord, je lis avec grand intérêt les deux billets de Patricia sur l’art d’élaborer une proposition efficace. Quelques jours plus tard, juste le temps d’assimiler, je décide de répondre à une annonce recherchant un traducteur.

Je reprends la démarche point par point pour construire ma proposition. Ce modèle m’a été extrêmement utile, d’abord pour structurer mon document et ensuite, pour développer des points auxquels je n’aurais probablement pas pensé.

Ainsi, reformuler la demande du prospect m’a aidée à mieux cerner son besoin (traduction espagnol-français) et à envisager un élargissement (centralisation et sous-traitance de la traduction des quelques textes fournis dans d’autres langues).

L’approche à tiroirs est aussi un vrai plus ! Je l’ai aménagée en trois variantes (dont une avec remise en cas de contrat à l’année avec paiement mensualisé) parce que le projet s’y prêtait bien. Et j’ai proposé en amont l’option « création de glossaire », car mon interlocutrice m’a fait part de son agacement lorsque des termes spécifiques sont traduits de travers.

La partie compétences m’a posé plus de problèmes. Pas facile de dire simplement : je suis douée, j’ai les capacités requises. J’ai souligné les défauts (style, syntaxe, cohérence, etc.) de la publication actuelle, en signalant simplement que ce sont des erreurs que je ne commets pas. Mon problème est que je n’ai pas des masses de références à montrer. Et que j’ai du mal à me mettre en avant. Perso, j’aimerais bien voir ce point plus détaillé, avec des exemples (Patricia, si tu me lis…).

Dans ce cas précis, le déroulement du projet était assez succinct. J’ai juste précisé la notion de « délai raisonnable ». Les obligations des parties gagnent à être clairement exposées, je n’y aurais peut-être pas pensé seule. Elles sont directement liées aux étapes du projet.

Et la check-liste, un vrai confort !

Finalement, dans l’approche en 6 points, le seul que je n’ai pas trouvé essentiel (à rappeler), c’est l’importance de la présentation. Pour moi, ça coulait de source. Et d’autant plus pour ce projet précis, où je tenais à démontrer mes compétences rédactionnelles.

Bref, j’étais vraiment contente de cette proposition bien carrée.

Hélas… elle ne va probablement pas être acceptée car je viens d’apprendre que le budget de mon prospect est environ quatre fois moins élevé que mes prétentions. Mon erreur ici a été de ne pas m’enquérir du budget AVANT de me mettre au boulot, et de me laisser bercer par le discours du prospect qui mettait la qualité du travail au tout premier plan. Sauf que… ce n’est pas elle qui va payer. Et le prix semble bien être le critère prioritaire, voire exclusif pour le choix du prestataire.

Néanmoins, l’exercice a été très bénéfique et j’envisage de me faire un pense-bête de ces deux articles. J’adresse donc un très grand merci à leur auteur, pour les avoir publiés et m’offrir cette prestigieuse colonne .

4. L’approche tiroirs

Une proposition à tiroirs s’avère particulièrement utile pour engager un dialogue avec votre client ou prospect.

J’insiste – si, si ! - sur l’importance de provoquer, faciliter, alimenter et maintenir le dialogue : à la clé, la construction d’une relation à long terme et la possibilité d’être consulté à l’avenir, que votre proposition actuelle soit acceptée ou non.

Une proposition à tiroirs est un peu comme les bibliothèques de la série Bonde d’Ikea (qui trône d’ailleurs dans mon bureau, version avec tiroirs, mais sans portes), c’est à dire que le client peut choisir les composantes de vos prestations comme il le désire. 

Il sait d’avance ce que vous pouvez lui apporter et calculer le budget requis.

C’est transparent, lisible et sans mauvaise surprise.

Et c’est grâce à votre fine découpe du projet que vous bâtissez votre proposition à tiroirs.

• La structure de base de la bibliothèque Bonde équivaut à votre réponse stricto-sensu au brief client et son coût, c’est-à-dire le minimum requis.
• Les tiroirs représentent les options auxquelles votre client n’a pas forcément pensé, pour diverses raisons, tells que :
  - parce que sa focalisation sur une problématique (regard micro) entrave une perspective globale (regard macro)
  - parce qu’il ne connaît pas la gamme de vos compétences et de celle de votre équipe/réseau (c’est l’occasion de travailler votre marketing)
  - parce qu’il est dans un raisonnement court terme alors qu’une approche moyen ou long terme pourrait mieux servir ses intérêts
• Les tiroirs sont une force de proposition qui différencie votre offre des autres et vous positionne résolument dans votre rôle de conseil impliqué dans la problématique du client.
• Les options-tiroirs que vous proposez sont naturellement à forte valeur ajoutée, et en sus du prix de base.

Si vous ne parvenez pas à identifier au moins un ou deux tiroirs à proposer en option, vous avez été un peu vite en besogne sur le point 1 (réfléchir à la demande du client).

5. Bordez votre proposition

La description de la mission est une feuille de route. Quand vous prenez le volant, vous connaissez votre point de départ et votre destination, mais pas tout ce que vous allez rencontrer en chemin – qui dépend de vous, des autres, et parfois de variables inconnues.

Il en est de même pour un projet. Tout n’est pas connu d’avance et, souvent, votre réussite est dépendante d’autres parties prenantes, y compris le client.

Border sa proposition vise à prévoir ces aléas et à y répondre. Cette partie précise les obligations du prestataire et les obligations du client. La première rassure le client, la deuxième protège le prestataire.

Par exemple :

- Le prestataire s’engage à [objet de la mission], à remettre au client les livrables définis dans la proposition…
- Le prestataire s’engage à réaliser la mission dans les délais définis d’un commun accord…
- Le client s’engage à mettre à la disposition du prestataire tous les documents, informations, ressources… nécessaires à [la mission, les livrables].
- Le client s’engage à valider les étapes dans les délais impartis tels que décrit dans le planning du projet (d’où l’utilité de la découpe).
- En cas de manquement du client à ces obligations [fourniture d'informations, approbations requises..], le prestataire ne pourra être tenu responsable des éventuelles non-conformités ou d’un dépassement des délais.

6. Soignez votre présentation

Cela semble peut-être superflu comme conseil, mais trop souvent, les propositions ne sont pas soignées : fautes de frappe, erreurs de grammaire, mise en page torchon, pas de feuille de style, rédaction inadaptée et/ou répétitive et j’en passe.

Votre contenu peut être exactement ce que recherche le client, mais si la présentation est médiocre, cela déteint sur votre image. Le client risque de ne pas vous lire attentivement ou d’avoir des doutes concernant la qualité que vous pourriez lui livrer.

Dernière ligne droite, la check-list

- J’ai reformulé la demande du client dans mes propres mots
- J’ai pointé la possibilité d’un contexte élargi
- J’ai mis en valeur mes points de différenciation et ceux de mon offre
- J’ai fourni une découpe détaillée du projet et un planning préliminaire
- J’ai présenté et chiffré l’offre qui répond à la demande du client et quelques options pour l’enrichir
- J’ai précisé les obligations des parties
- J’ai passé mon texte au vérificateur d’orthographe et l’ai relu sur papier *à haute voix*
- J’ai parlé du client 80% du temps (càd le “moi-je” ne domine pas)
- J’inclus bien toutes les annexes classiques et demandées (profil de l’équipe, conditions générales, renseignements administratifs…)
- Le message ou la lettre d’accompagnement souligne la volonté de présenter / expliquer / adapter la proposition en accord avec le client

Tout est bon ? C’est parti. Vous avez mis toutes les chances de réussite de votre côté, et quoiqu’il arrive l’exercice demeurera un investissement payant.

1. Montrez-lui que vous avez compris sa demande — et que vous avez réfléchi un peu plus loin

Avant de vous lancer dans la rédaction, réfléchissez. Même les briefs les plus détaillés méritent questionnement. Validez la problématique en impliquant le prospect, ce qui vous positionne d’emblée dans votre rôle de conseil et met en valeur votre capacité d’analyse.

• La première partie de votre proposition résume votre compréhension de sa demande, de ses objectifs, des livrables le cas échéant attendus. Si possible, pointez du doigt le contexte du projet et l’intérêt d’un cadre un peu plus élargi.
  Exemple : la demande porte sur la rédaction ou la traduction d’un site Internet en une langue. Le contexte pourrait évoquer l’internationalisation de la société et les enjeux de se faire connaître dans ce marché cible. Le cadre de la mission élargie pourrait suggérer un travail de référencement naturel, en sus de la rédaction ou la traduction.
  Allez-y soft !
• Reformulez les contraintes dont vous a fait part votre prospect. Votre démarche et votre ton demeurent positivants : vous êtes sa solution, pas la personne qui lui rappelle qu’il a de sacrés problèmes !

2. Démontrez vos atouts de manière concrète

Votre prospect veut savoir rapidement si vous êtes à la hauteur et avez le bon profil. Il n’est pas en train de recruter un salarié, il n’a pas besoin d’une grande tartine qui récapitule tout votre parcours et l’endort au passage.

Une des plus grandes faiblesses dans les propositions commerciales est l’incapacité du prestataire de mettre en avant ses propres aspérités et la différenciation de son offre.

• Qu’y a-t-il dans votre parcours qui fait que vous êtes, pile-poil, l’intervenant qu’il lui faut? Parlez de votre savoir et de votre savoir-être. Brièvement.

• Mettez en valeur deux ou trois projets similaires que vous avez réussi. Utilisez des verbes actifs, présentez des informations mesurables, et rendez les descriptions de ces projets vivantes. Parlez de votre savoir-faire.

C’est la seule partie où vous allez parler de *vous*. Ciblez bien votre message, donnez lui envie de travailler avec vous et confiance en votre capacité de réaliser cette mission.

3. Découpez finement le déroulé du projet

Après le descriptif projet, c’est probablement la partie la plus importante de votre proposition.

La découpe peut être présentée de diverses manières; j’ai tendance à préférer un tableau qui permet de voir en un coup d’oeil les étapes, à qui incombe chaque étape, le temps que cela représente, et tout commentaire utile.

Plus votre proposition est lisible, plus elle sera crédible. L’acheteur n’est pas forcément le demandeur. Il doit comprendre la composition du prix : plus celui-ci est transparent, plus votre proposition retiendra son intérêt, même si le coût est supérieur à celui d’autres propositions.

La découpe  illustre :

• votre talent de gestion de projet
• l’articulation du travail d’équipe et où vous vous situez dans cette équipe
• l’implication du client attendue à des phases clés (ce qui va vous permettre de border la proposition)
• la prise en compte des contraintes et comment vous les contournez
• le temps, les compétences et les prestations requis pour obtenir le livrable visé dans la demande client
• la légitimité de votre tarification

Se mettre à la place du client

A suivre :

- l’approche tiroirs
- border une proposition
- soigner sa présentation

Etape finale : la check-liste avant soumission au client